Personal und Arbeit sowie Soziales

Bürokratieentlastungsgesetz III verabschiedet

Zum dritten Mal hat die Bundesregierung ein Gesetz auf den Weg gebracht, das diverse Maßnahmen bündelt, die die Wirtschaft von bürokratischen Vorgaben entlasten sollen. Während das letzte Bürokratieentlastungsgesetz erst ein paar Hürden nehmen musste, bis es in Kraft treten konnte, haben Bundestag und Bundesrat das Gesetzgebungsverfahren für das Bürokratieentlastungsgesetz III schnell und geräuschlos abgeschlossen: Im September hatte die Bundesregierung den Gesetzesentwurf vorgestellt, und schon Anfang November lag die Zustimmung beider Parlamente vor.

Wie die beiden letzten Gesetze enthält auch dieses Gesetz neben einer Reduktion oder Digitalisierung von Meldepflichten vor allem Änderungen im Steuerrecht. Die meisten dieser Änderungen sollen bereits ab dem 1. Januar 2020 gelten. Nur Maßnahmen, die noch technische Vorarbeit erfordern, werden erst 2021 oder 2022 in Kraft treten.

  • Aufbewahrungspflichten: Bei einer Betriebsprüfung darf der Prüfer Einsicht in die per EDV erstellten steuerlich relevanten Daten nehmen und die Nutzung des verwendeten EDV-Systems verlangen. Darüber hinaus kann der Prüfer die maschinelle Auswertung dieser Daten fordern oder einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen verlangen. Diese Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung führen dazu, dass Unternehmen die in der Buchhaltung und Fakturierung verwendeten EDV-Systeme auch nach einem Wechsel der verwendeten Soft- oder Hardware oder einer Auslagerung eines Teils der Daten über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist aufrechterhalten müssen. Künftig reicht es, wenn der Betrieb fünf Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aus dem Produktivsystem nur noch einen Datenträger mit den steuerlich relevanten Daten vorhält. Die Technik selbst (Soft- und Hardware) kann also künftig nach fünf statt nach zehn Jahren ausgemustert werden. Sofern jedoch vor Ablauf von fünf Jahren mit einer Außenprüfung begonnen wurde und diese noch nicht abgeschlossen ist, ist eine Verlagerung der Daten auf einen Datenträger erst nach Abschluss der Außenprüfung möglich. Neben der Entlastung der Unternehmen setzt dies auch Anreize für die Finanzverwaltung, Betriebsprüfungen zeitnah anzugehen. Die Änderung gilt für alle Daten, deren Aufbewahrungsfrist zum 1. Januar 2020 nicht ohnehin schon abgelaufen ist.

  • Kleinunternehmergrenze: Schon beim vorigen Bürokratieentlastungsgesetz war eine Anhebung der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmergrenze im Gespräch, wurde aber letztlich doch nicht umgesetzt. Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung setzt daher seit 2003 voraus, dass der Umsatz im vergangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat und 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird. Ab 2020 wird die erste Grenze nun auf 22.000 Euro angehoben, was der Höhe nach der Inflationsrate seit der letzten Anpassung der Kleinunternehmergrenze entspricht. Der zweite Grenzbetrag bleibt unverändert bei 50.000 Euro.

  • Umsatzsteuer-Voranmeldung: Seit vielen Jahren müssen Existenzgründer im Jahr der Gründung und im Folgejahr die Umsatzsteuer-Voranmeldung grundsätzlich monatlich abgeben. Diese Vorschrift sollte der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug dienen. Nun wird die Vorgabe von 2021 an zunächst befristet bis 2026 gelockert. Beträgt die aufs Jahr hochgerechnete Umsatzsteuerzahllast nicht mehr als 7.500 Euro, ist die Voranmeldung ab 2021 daher nur noch vierteljährlich abzugeben.

  • Betriebseröffnung: Von Existenzgründern und Unternehmen, die eine neue Betriebsstätte eröffnen, will das Finanzamt in der Regel diverse Auskünfte über die für die Besteuerung maßgeblichen Verhältnisse haben. Diese sind bisher auf einem amtlichen Vordruck abzugeben. Künftig wird auch für diese Meldung ein elektronisches Verfahren eingeführt, allerdings enthält das Gesetz dafür noch keinen verbindlichen Zeitpunkt. Diesen soll das Bundesfinanzministerium festlegen, wenn die technischen Voraussetzungen für das neue Meldeverfahren geschaffen sind. Außerdem entfällt die Anmeldepflicht zur Unfallversicherung für Unternehmer, die eine Gewerbeanzeige erstattet haben.

  • Betriebliche Gesundheitsförderung: Arbeitgeber können ihren Beschäftigten Leistungen, die der Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands der Arbeitnehmer oder der betrieblichen Gesundheitsförderung dienen und bestimmten Vorgaben genügen, bis zu einem Betrag von 500 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr steuerfrei zur Verfügung stellen. Der Arbeitgeber kann die Leistung entweder als betriebsinterne Maßnahme anbieten oder Barzuschüsse für solche Leistungen durch externe Anbieter gewähren, zum Beispiel für Ernährungsberatung, Stressbewältigung oder gesundheitsorientierte Bewegungsprogramme. Dieser Freibetrag wird ab 2020 auf 600 Euro angehoben.

  • Gruppenunfallversicherung: Beiträge des Arbeitgebers zu einer Gruppenunfallversicherung für seine Arbeitnehmer sind kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn allein der Arbeitgeber die Rechte aus dem Versicherungsvertrag geltend machen kann. Steht der Leistungsanspruch gegenüber der Versicherung dagegen unmittelbar dem Arbeitnehmer zu, sind die Beitragsleistungen steuerpflichtiger Arbeitslohn. Allerdings kann die Lohnsteuer mit einem Satz von 20 % pauschaliert werden, wenn der durchschnittliche Versicherungsbeitrag pro Arbeitnehmer nicht mehr als 62 Euro im Jahr beträgt. Diese Pauschalierungsgrenze steigt ab 2020 auf 100 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr.

  • Kurzfristige Beschäftigung: Für kurzfristige Tätigkeiten, bei denen die im Inland ausgeübte Tätigkeit 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt, ist eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % des Arbeitslohns möglich. Die Pauschalierung ist aber an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Insbesondere darf der durchschnittliche Arbeitslohn je Arbeitstag nicht höher sein als 72 Euro und der durchschnittliche Stundenlohn darf maximal 12 Euro betragen. Diese Höchstbeträge werden ab 2020 auf 120 Euro pro Tag und 15 Euro pro Stunde angehoben. Ohne diese Anhebung wäre eine Einhaltung der Tagesgrenze bei einem achtstündigen Arbeitstag selbst mit dem gesetzlichen Mindestlohn nicht mehr möglich gewesen. Außerdem wird ab 2021 eine Regelung zur Lohnsteuerpauschalierung bei kurzfristigen, im Inland ausgeübten Tätigkeiten beschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer geschaffen, die einer ausländischen Betriebsstätte des inländischen Arbeitgebers zugeordnet sind.

  • AU-Bescheinigung: Mit einem anderen, bereits in Kraft getretenen Gesetz wird ab dem 1. Januar 2021 ein einheitliches und verbindliches elektronisches Verfahren zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsdaten durch die Ärzte an die Krankenkassen eingeführt, das die bisherige für die Krankenkasse bestimmte papiergebundene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ersetzt. Die elektronische Übermittlung einer Arbeitsunfähigkeitsmeldung an den Arbeitgeber war aber nicht Bestandteil dieser Gesetzesänderung. Nun wird das elektronische Verfahren so erweitert, dass die Einreichung des "gelben Zettels" durch den Arbeitnehmer entfallen kann. Ab 2021 rufen daher die Arbeitgeber nach Anzeige der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitnehmer bei den Krankenkassen elektronisch die Daten über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit sowie über den Zeitpunkt des Auslaufens der Entgeltfortzahlung ab.

  • Meldeschein: Bislang müssen Hotels und Pensionen ihre Gäste Meldescheine aus Papier ausfüllen, persönlich unterschreiben und ein Jahr lang aufbewahren lassen. Künftig soll das optional auch digital möglich sein - zum Beispiel in Verbindung mit dem elektronischen Personalausweis. Das papiergebundene Verfahren bleibt aber weiter als Alternative bestehen.

  • Altersvorsorgeverträge: Anbieter von Altersvorsorgeverträgen müssen den Kunden jedes Jahr schriftlich über die Verwendung der eingezahlten Beiträge und die Höhe des gebildeten Kapitals sowie vor Beginn der Auszahlungsphase über die Form und Höhe der vorgesehenen Auszahlungen informieren. Ab 2020 können diese Mitteilungen mit Zustimmung des Kunden auch elektronisch bereitgestellt werden.

  • Teilzeitarbeit: In Betrieben mit mehr als 15 Beschäftigten haben die Arbeitnehmer einen Anspruch auf Teilzeitarbeit, wenn sie dies wünschen. Stellt ein Arbeitnehmer einen Antrag auf Teilzeit, kann der Arbeitgeber seine Entscheidung künftig in Textform statt in Schriftform geben. Die Antwort des Arbeitgebers kann damit also beispielsweise auch per E-Mail statt auf Papier erfolgen.

  • Statistik: Durch das Gesetzt werden einzelne Statistikpflichten reduziert. Das betrifft das Gesetz über die Statistik im Produzierenden Gewerbe (Monatsbericht im Bauhauptgewerbe, Vierteljahreserhebung im Ausbaugewerbe und bei Bauträgern sowie Statistik über den Material- und Wareneingang) sowie das Insolvenzstatistikgesetz.

Laut der Gesetzesbegründung entfällt der Großteil der Entlastung auf die Einführung elektronischer AU-Bescheinigungen und Meldescheine sowie die verkürzte Aufbewahrungspflicht bei IT-Systemen. Im Eckpunktepapier für das Gesetz aus dem Frühjahr waren noch weitere Maßnahmen im Steuerrecht enthalten. Diese hätten über alle Branchen hinweg zu einer spürbaren Entlastung beigetragen, sind aber letztlich doch nicht ins Gesetz aufgenommen worden:

  • Generelle Verkürzung der Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht von 10 auf 8 Jahre.

  • Kürzere Abschreibungsdauer für digitale Innovationsgüter.

  • Harmonisierung der Umsatzgrenze für die Ist-Besteuerung mit der Buchführungsgrenze der Abgabenordnung, was einer Anhebung um 100.000 Euro auf 600.000 Euro entspräche.

  • Anhebung der GWG-Grenze auf 1.000 EUR und im Gegenzug Abschaffung der Sammelpostenregelung. Dieser Vorschlag kursierte bereits bei der Anhebung der GWG-Grenze auf 800 Euro.

  • Einführung eines Verrechnungsmodells bei der Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer.

  • Einführung einer objekt-/sachbezogenen Freigrenze für betriebliche Geschenkaufwendungen.

  • Harmonisierung der Meldefristen der Zusammenfassenden Meldung und der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

  • Anhebung und Dynamisierung der Minijob-Grenze.

Sowohl Bundestag als auch Bundesrat haben daher während der Verabschiedung des Gesetzes beklagt, dass das aktuelle Gesetz weit hinter den Möglichkeiten zurückgeblieben ist. Der Bundesrat stellt ausdrücklich fest, dass das Gesetz die Chance auf deutlich spürbare Vereinfachungen verstreichen lässt. Beide Parlamente haben deshalb die Regierung aufgefordert, möglichst bald ein Bürokratieentlastungsgesetz IV in Angriff zu nehmen.

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Neues Reisekostenrecht bestätigt

Seit 2014 gilt das neue steuerliche Reisekostenrecht, das in vielen Bereichen eine Verbesserung oder zumindest eine Vereinfachung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich brachte. Weniger erfreulich war die Neuregelung dagegen für nicht ortsfest eingesetzte Arbeitnehmer und Beamte, die nun deutlich häufiger für den Weg zur Arbeit nur noch die Entfernungspauschale ansetzen können statt den Weg steuerlich als Dienstreise zu behandeln.

Mit insgesamt fünf Urteilen hat der Bundesfinanzhof das neue Reisekostenrecht jedoch als verfassungsgemäß bestätigt. Der Gesetzgeber habe sein Regelungsermessen nicht überschritten, meinen die Richter, da sich Arbeitnehmer auch bei nicht ortsfesten Tätigkeiten in unterschiedlicher Weise auf die immer gleichen Wege einstellen und so auf eine Minderung der Wegekosten hinwirken könnten. In allen Fällen ging es um die Frage, ob für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsort die Abzugsbeschränkung durch die Entfernungspauschale greift und ob die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen zur Anwendung kommen oder nicht.

Das alte Recht sah die Entfernungspauschale nur für den Weg zur "regelmäßigen Arbeitsstätte" vor. Dagegen gilt die Entfernungspauschale nun für die Fahrt zur "ersten Tätigkeitsstätte". Während sich die regelmäßige Arbeitsstätte aber nach dem qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit des Arbeitnehmers richtete, bestimmt sich die erste Tätigkeitsstelle anhand der arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber.

Zu dieser Regelung hat der Bundesfinanzhof festgestellt, dass die arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber außerhalb des Arbeitsvertrags erfolgen kann. Die Zuordnung ist auch mündlich oder sogar konkludent möglich. Erforderlich, aber auch ausreichend ist, dass der Arbeitnehmer am Ort der Zuordnung zumindest eine geringfügige Tätigkeit ausübt, die er dem Arbeitgeber schuldet und die zu dem von ihm ausgeübten Beruf gehört. Auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit kommt es nicht mehr an.

Diese Feststellung ist umso gravierender, als dass die Richter ebenfalls erklärt haben, dass eine solche mündliche oder konkludente Zuordnung unabhängig davon wirksam ist, ob sich der Arbeitgeber der steuerlichen Folgen für den Arbeitnehmer bewusst ist. Auch muss die Zuordnungsentscheidung entgegen der Auffassung der Finanzverwaltung nicht dokumentiert werden. Gibt es daher keine schriftliche Festlegung zum Vorteil des Arbeitnehmers, kann das Finanzamt auch auf eine konkludente Zuordnung zu einem regelmäßig aufgesuchten Ausgangspunkt für die nicht ortsfeste Tätigkeit schließen.

Deutlich wird das am Fall eines Polizisten, der arbeitstäglich zunächst seine Dienststelle aufsucht und von dort seinen Einsatz- und Streifendienst antritt. Die Tätigkeiten in der Dienststelle beschränkten sich im Wesentlichen auf die Vor- und Nachbereitung des Einsatz- und Streifendienstes. Er ging davon aus, dass keine erste Tätigkeitsstätte vorliege, da er schwerpunktmäßig im Außendienst tätig ist. Das Finanzamt berücksichtigte die Fahrtkosten zur Dienststelle jedoch lediglich in Höhe der Entfernungspauschale und lehnte Verpflegungsmehraufwand komplett ab.

Vor Gericht hatte der Polizist keinen Erfolg, weil aufgrund der Schreibarbeiten und Dienstantrittsbesprechungen in der Dienststelle eine Zuordnung zu dieser als erster Tätigkeitsstätte anzunehmen sei. Auch Kläger aus anderen Berufen scheiterten mit ihrer Klage beim Bundesfinanzhof, darunter eine Pilotin, deren erste Tätigkeitsstätte jetzt der Flughafen ist, sowie ein Hafenarbeiter, der auf einem großräumigen Hafengelände an unterschiedlichen Orten zum Einsatz kommt.

Schließlich hat der Bundesfinanzhof auch über die Zuordnung bei befristeten Arbeitsverhältnissen entschieden. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt in solchen Fällen dann vor, wenn der Arbeitnehmer für die Dauer der befristeten Tätigkeit an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung tätig werden soll. Erfolgt während der Befristung eine Zuordnung zu einer anderen Tätigkeitsstätte, stellt letztere keine erste Tätigkeitsstätte mehr dar, weshalb ab diesem Zeitpunkt wieder die Dienstreisegrundsätze Anwendung finden.

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Förderung der umweltfreundlichen Mobilität

Das in Arbeit befindliche Jahressteuergesetz 2019 trägt den offiziellen Namen "Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften", weil darin eine ganze Reihe Änderungen enthalten sind, die steuerliche Begünstigung von Fahrzeugen mit Elektro- oder Hybridantrieb zum Ziel haben.

Die meisten dieser Änderungen beschränken sich auf eine deutliche Verlängerung bereits geltender Begünstigungen, teilweise mit kleinen Änderungen. Das umfasst auch die neuen Steuerbefreiungen für Jobtickets und die Privatnutzung von Firmenfahrrädern. Neu ist aber eine geplante Sonderabschreibung für Lieferfahrzeuge mit Elektroantrieb. Diese und alle weiteren Maßnahmen, die die Mobilität betreffen, sind hier zusammengefasst.

  • Lieferfahrzeuge: Für die Anschaffung von neuen (nicht gebraucht), rein elektrisch betriebenen Lieferfahrzeugen mit einem zulässigen Gesamtgewicht bis 7,5 Tonnen wird die Option für eine Sonderabschreibung von 50 % der Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung eingeführt. Diese Sonderabschreibung ist zusätzlich zur regulären linearen Abschreibung möglich. Die Regelung gilt für alle Lieferfahrzeuge, die zwischen dem 1. Januar 2020 und dem 31. Dezember 2030 angeschafft werden.

  • Firmenwagen: Zur Förderung der Elektromobilität gilt seit Januar 2019 eine Halbierung der Bemessungsgrundlage bei der pauschalen Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung eines Firmenwagens. Statt 1 % des Listenpreises sind für Elektro- und Hybridfahrzeuge also monatlich nur 0,5 % des Listenpreises für die Privatnutzung zu versteuern. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit fallen entsprechend nur 0,015 % pro Monat und Entfernungskilometer an statt 0,03 %. Bei Führung eines Fahrtenbuchs ist entsprechend nur die Hälfte der Anschaffungs- oder Leasingkosten bei der Berechnung der steuerpflichtigen Nutzung anzusetzen. Diese Regelung war bisher auf Firmenwagen beschränkt, die zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2021 angeschafft oder geleast werden, und soweit bei Hybridfahrzeugen die Reichweite des Elektroantriebs mindestens 40 km beträgt. Die Begünstigung wird nun bis Ende 2030 verlängert. Allerdings wird ab 2022 für neu angeschaffte Fahrzeuge eine Mindestreichweite des Elektroantriebs von 60 km und ab 2025 von 80 km gefordert.

  • Hinzurechnung: Miet- und Leasingzahlungen für bewegliche Wirtschaftsgüter sind bei der Gewerbesteuer mit einem pauschalierten Finanzierungsanteil von 20 % dem Gewerbeertrag hinzuzurechnen. Für Fahrräder, Elektrofahrzeuge und extern aufladbare Hybridfahrzeuge sollen bis Ende 2030 jedoch nur noch 10 % der Miet- oder Leasingkosten der Hinzurechnung unterliegen. Diese Änderung gilt für Miet- oder Leasingverträge, die nach dem 31. Dezember 2019 abgeschlossen werden.

  • Jobtickets: Seit Januar 2019 sind Zuschüsse des Arbeitgebers für Jobtickets steuerfrei, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Allerdings werden die Zuschüsse auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers angerechnet. Rückwirkend ab Januar 2019 wird nun noch eine Pauschalversteuerungsmöglichkeit für alle anderen Zuschüsse zu Jobtickets eingeführt, also insbesondere Entgeltumwandlungen und andere Zuschüsse, die der Arbeitgeber nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zahlt. Der Arbeitgeber kann dabei wählen zwischen einem Pauschalsteuersatz von 15 % mit Anrechnung auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers oder einem Pauschalsteuersatz von 25 %. Im zweiten Fall sind alle steuerlichen Verpflichtungen abgegolten, es erfolgt keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale und auch ein Ausweis der Zuschüsse in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist in diesem Fall nicht notwendig.

  • Dienstfahrräder: Die dieses Jahr eingeführte und bis Ende 2021 befristete Steuerbefreiung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines betrieblichen Fahrrads durch den Arbeitgeber oder der privaten Nutzung eines betrieblichen Fahrrads durch den Inhaber wird bis Ende 2030 verlängert.

  • Aufladen beim Arbeitgeber: Arbeitgeber können Arbeitnehmern mit Elektroauto seit 2017 steuerfrei das Aufladen ermöglichen. Die Batteriefüllung wird also - anders als bei anderen Vergünstigungen durch den Arbeitgeber - nicht als geldwerter Vorteil versteuert. Ebenfalls komplett steuerfrei ist die zeitweise Überlassung einer betrieblichen Ladevorrichtung zur privaten Nutzung. Das umfasst die komplette Ladeinfrastruktur einschließlich Zubehör und Dienstleistungen zur Installation oder Inbetriebnahme der Ladevorrichtung. Dieser Steuervorteil war bis Ende 2020 befristet, wird jetzt aber um 10 Jahre - also bis Ende 2030 - verlängert.

  • Ladestationen: Ebenfalls seit 2017 haben Arbeitgeber die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten dauerhaften Übereignung der Ladevorrichtung oder Zuschüsse zur Anschaffung und Nutzung bei der Lohnsteuer pauschal mit 25 % zu besteuern. Auch diese Regelung wird nun bis Ende 2030 verlängert.

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A1-Bescheinigung für Entsendung ins Ausland

Möchte ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer für eine befristete Tätigkeit ins Ausland entsenden, kann das zu einer doppelten Sozialversicherungspflicht führen: Die Arbeitnehmer sind weiterhin in Deutschland beitragspflichtig, und zusätzlich gilt das Recht des Tätigkeitsstaats mitsamt den dortigen Sozialversicherungspflichten.

Um dieses Problem zu vermeiden, kann der Arbeitgeber für eine Entsendung in einen EU/EWR-Staat oder in die Schweiz beim zuständigen Sozialversicherungsträger (meist die Krankenkasse) eine Entsendebescheinigung, die sogenannte A1-Bescheinigung beantragen. Mit dieser Bescheinigung gilt auch für eine Tätigkeit im Ausland bei Erfüllung gewisser Voraussetzungen allein das deutsche Recht. Das muss der Arbeitnehmer jedoch bei einer Kontrolle im Ausland durch Vorlage der A1-Bescheinigung nachweisen.

Weil es in den letzten Monaten mehrfach Berichte über verstärkte Kontrollen im Ausland gab, ist es wichtiger denn je, dass Arbeitnehmer die Bescheinigung bei allen Auslandstätigkeiten dabei haben. Ohne gültige A1-Bescheinigung kann die Tätigkeit im Ausland nämlich als Schwarzarbeit gewertet werden, was Bußgelder und weitere Sanktionen zur Folge haben kann. Mithin kann auch ein ausländischer Auftraggeber den Zugang zu seinem Firmengelände verweigern, wenn die A1-Bescheinigung nicht vorliegt.

Vor allem aus Österreich und Frankreich gibt es Berichte über verstärkte Prüfungen, auch an Flughäfen und in von Geschäftsreisenden frequentierten Hotels. Beide Länder kommen den Arbeitgebern aber mit einem Kompromiss zumindest ein Stück entgegen: Kann der Arbeitnehmer bei der Kontrolle keine A1-Bescheinigung vorlegen, weil diese nicht mehr rechtzeitig beschafft werden konnte, verzichten die örtlichen Behörden auf eine Geldstrafe, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass die A1-Bescheinigung bereits vor Beginn der Dienstreise beantragt wurde.

Zum Bürokratiemonster wird die A1-Bescheinigung aber vor allem dadurch, dass die EU-Verordnung keine zeitliche Toleranzgrenze für die Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung vorsieht. Eine Bescheinigung ist damit für eine mehrwöchige Tätigkeit genauso erforderlich wie für eine eintägige Schulung oder Konferenz im Ausland. Selbst ein halbstündiges Meeting oder eine kurze Fahrt über die Grenze zum Tanken des Firmenwagens ist eine grenzüberschreitende Tätigkeit, für die die A1-Bescheinigung notwendig ist.

Sowohl bei kurzfristigen als auch bei kurzzeitigen Dienstreisen ins Ausland haben viele Arbeitgeber in der Vergangenheit keine Bescheinigung beantragt. Neben dem bürokratischen Aufwand für den Antrag reicht manchmal nämlich schlicht die Zeit nicht aus, um die Erteilung der A1-Bescheinigung durch die Krankenkasse abzuwarten. Das Risiko bei dieser Unterlassung sind die bereits erwähnten Sanktionen für Schwarzarbeit im Fall einer Kontrolle.

Immerhin eine teilweise Verbesserung hat sich seit 2018 ergeben - zumindest für Arbeitgeber mit der notwendigen technischen Ausstattung: Seit dem 1. Januar 2018 können die Bescheinigungen nämlich auch elektronisch bei der Krankenkasse beantragt werden. Diese Option ist nun seit dem 1. Januar 2019 zur Pflicht geworden. Zwar haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung eine Übergangsregelung geschaffen, nach der Arbeitgeber in begründeten Einzelfällen den Antrag weiter in Papierform stellen können. Diese Ausnahmeregelung läuft jedoch am 30. Juni 2019 aus.

Ob die Umstellung auf ein elektronisches Verfahren für die Sozialversicherungsträger eine Erleichterung bringt, ist ebenfalls nicht sicher. Seit dem 1. Januar 2019 haben die Krankenkassen nämlich mit einem erheblichen Anstieg der gestellten Anträge zu kämpfen. Im Vergleich zu früheren Jahren haben sich die Antragszahlen nach Berichten mehr als verzehnfacht. Besonders wenn die Krankenkasse keine vollautomatische Bearbeitung der Anträge durchführt, kann damit auch die schiere Zahl der Anträge zu einer verzögerten Bearbeitung und Erteilung der Bescheinigung führen.

Im März und April haben einige Arbeitgeber bereits erleichtert aufgeatmet, weil es Berichte gab, dass die EU die Notwendigkeit für die A1-Bescheinigung wieder abschaffen will. Diese Meldungen waren aber gleich doppelt irreführend. Zwar hat die Europäische Kommission im März eine Einigung über neue Regeln zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme in der EU vermeldet, zu der auch Änderungen bei der A1-Bescheinigung gehören. Allerdings hat der Europäische Rat diesem Kompromiss nur wenige Tage später die Zustimmung zumindest vorerst verweigert.

Selbst wenn die EU ihre neuen Regeln doch noch in dieser oder einer leicht veränderten Fassung absegnen sollte, bedeuten die Änderungen keine generelle Abschaffung der Notwendigkeit für eine A1-Bescheinigung. Vorgesehen ist nämlich lediglich eine neue Begriffsdefinition für Dienstreisen, und nur für diese soll die Pflicht zur A1-Bescheinigung abgeschafft werden.

Eine Dienstreise liegt laut der geplanten Änderung dann vor, wenn die vom Arbeitnehmer im Ausland ausgeübte Tätigkeit nicht der Erbringung einer Dienstleistung oder der Lieferung von Gütern dient. Damit wären insbesondere Messebesuche, Meetings und Fortbildungsveranstaltungen im Ausland künftig von der Bescheinigungspflicht befreit. Bei anderen Formen der Arbeitnehmerentsendung ist aber auch künftig eine A1-Bescheinigung notwendig.

Wie es mit der A1-Bescheinigung auf EU-Ebene genau weitergeht, ist weiterhin offen. Die Spitzenverbände der Krankenkassen haben im Februar 2019 aber bereits einige Änderungen im Antragsverfahren zum kommenden Jahreswechsel beschlossen. Insbesondere soll es ab 2020 eine einheitlichere Bestätigung für die elektronische Übermittlung des Antrags auf eine A1-Bestätigung geben. Das ist vor allem für die Länder hilfreich, die auch den Antrag als Nachweis akzeptieren (Österreich und Frankreich).

Weitere Änderungen umfassen eine verpflichtende Angabe der Wohnanschrift des Arbeitnehmers und eine deutlich höhere Zahl der möglichen Beschäftigungsstellen im Ausland (elf statt vier). Außerdem sind künftig verpflichtend Beginn und Ende der Entsendung anzugeben. Schließlich sind künftig keine Anträge mehr für Länder außerhalb der EU/EWR und der Schweiz möglich.

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Vermietung des Home-Office an den Arbeitgeber

Angesichts neuer Urteile des Bundesfinanzhofs zur Vermietung eines Arbeitszimmers oder Home-Office an den Arbeitgeber hat das Bundesfinanzministerium seine Verwaltungsanweisung zur steuerlichen Bewertung solcher Mietverträge aktualisiert. Es geht dabei um die Frage, unter welchen Voraussetzungen die Miete als Arbeitslohn oder als Einkommen aus Vermietung und Verpachtung gilt und welche steuerlichen Folgen sich daraus ergeben.

Sind die Zahlungen des Arbeitgebers steuerpflichtiger Arbeitslohn, hat das nicht nur Folgen bei den Sozialversicherungsbeiträgen. Solange Einnahmen aus dem vermieteten Arbeitszimmer keine Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung sind, greift für die damit verbundenen Werbungskosten auch die Abzugsbeschränkung für ein häusliches Arbeitszimmer.

  • Zuordnung: Zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören neben dem Barlohn auch andere Bezüge und Vorteile, die durch das Arbeitsverhältnis veranlasst sind. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Bezüge und Vorteile aufgrund einer anderen Rechtsbeziehung - beispielsweise einem Mietverhältnis - gewährt, die neben dem Arbeitsverhältnis besteht.

  • Arbeitslohn: Dient das Arbeitszimmer oder eine Wohnung, die als Home-Office genutzt wird, in erster Linie dem Interesse des Arbeitnehmers, ist davon auszugehen, dass die Mietzahlungen des Arbeitgebers als Gegenleistung für die Arbeitskraft des Arbeitnehmers erfolgen. Die Einnahmen sind dann als Arbeitslohn zu beurteilen, und Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung liegen nicht vor.

  • Mieteinkünfte: Eine Rechtsbeziehung neben dem Arbeitsverhältnis, die für die Qualifizierung der Leistungen des Arbeitgebers als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erforderlich ist, setzt voraus, dass das Home-Office vorrangig im betrieblichen Interesse des Arbeitsgebers genutzt wird und dieses Interesse über die Entlohnung des Arbeitnehmers sowie über die Erbringung der jeweiligen Arbeitsleistung hinausgeht. Die Ausgestaltung der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer als auch die tatsächliche Nutzung des angemieteten Arbeitszimmers müssen maßgeblich und objektiv nachvollziehbar von den Bedürfnissen des Arbeitgebers geprägt sein.

  • Arbeitsplatz: Ein für den Arbeitslohncharakter der Arbeitgeberleistungen sprechendes gewichtiges Indiz liegt vor, wenn der Arbeitnehmer im Betrieb über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt und die Nutzung des Home-Office vom Arbeitgeber lediglich gestattet oder geduldet wird. In diesem Fall ist grundsätzlich von einem vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers an der Nutzung auszugehen. Zur Widerlegung dieser Annahme muss der Arbeitnehmer ein vorrangiges Interesse seines Arbeitgebers am zusätzlichen Arbeitsplatz nachweisen, hinter dem das Interesse des Arbeitnehmers zurücktritt. Ein etwa gleichwertiges Interesse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer reicht nicht aus.

Die Finanzverwaltung nennt verschiedene Anhaltspunkte, die für ein betriebliches Interesse des Arbeitgebers sprechen. Allerdings muss der Arbeitnehmer auch bei Vorliegen eines oder mehrerer dieser Anhaltspunkte das vorrangige betriebliche Interesse seines Arbeitgebers nachweisen, ansonsten sind die Leistungen als Arbeitslohn zu beurteilen. Für ein betriebliches Interesse sprechen insbesondere folgende Punkte:

  • Für den Arbeitnehmer ist im Unternehmen kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden, und die Versuche des Arbeitgebers, Räume von fremden Dritten anzumieten, sind erfolglos geblieben.

  • Der Arbeitgeber hat für andere Arbeitnehmer, die über keine für ein Arbeitszimmer geeignete Wohnung verfügen, entsprechende Miet- oder Nutzungsverträge mit fremden Dritten begründet, die nicht bei ihm angestellt sind.

  • Es wurde eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung über die Bedingungen der Nutzung der überlassenen Räumlichkeiten abgeschlossen.

Für das Vorliegen eines betrieblichen Interesses kommt es dagegen nicht darauf an, ob ein entsprechendes Nutzungsverhältnis zu gleichen Bedingungen auch mit einem fremden Dritten hätte begründet werden können. Insbesondere spielt es keine Rolle, wenn die vereinbarte Miete die Höhe der ortsüblichen Marktmiete unterschreitet, denn das geforderte betriebliche Interesse an der Nutzung der Räume wird durch eine für den Arbeitgeber vorteilhafte Gestaltung grundsätzlich nicht in Frage gestellt.

Neu an den Vorgaben der Finanzverwaltung ist vor allem eine Regel zur Qualifizierung des Mietverhältnisses. Während das Finanzamt nämlich bei der Vermietung von Wohnraum nämlich typisierend immer von einer Einkünfteerzielungsabsicht ausgeht, solange die ortsübliche Miete nicht deutlich unterschritten wird, gibt es bei Gewerbeimmobilien keine solche typisierende Annahme.

Das ist deshalb von Bedeutung, weil das Finanzamt die zweckentfremdete Vermietung von Wohnraum an den Arbeitgeber für dessen betriebliche Zwecke (Arbeitszimmer oder als Home-Office genutzte Wohnung) grundsätzlich als gewerbliches Mietverhältnis wertet. Für das Mietverhältnis muss der Arbeitnehmer daher die Einkünfteerzielungsabsicht durch eine objektbezogene Überschussprognose nachweisen.

Ist das vorrangige betriebliche Interesse des Arbeitgebers an der Vermietung nachgewiesen, mangelt es aber durch eine negative Überschussprognose an der Einkünfteerzielungsabsicht, dann ist die Vermietung des Home-Office an den Arbeitgeber ein steuerlich unbeachtlicher Vorgang auf der privaten Vermögensebene. Die Mietzahlungen sind dann zwar steuerfrei, im Gegenzug können aber auch keine Werbungskosten geltend gemacht werden.

Die neuen Vorgaben sind in allen offenen Fällen anzuwenden. Allerdings enthält das Schreiben des Ministeriums hinsichtlich der Einkünfteerzielungsabsicht eine Übergangsregelung: Für vor dem 1. Januar 2019 abgeschlossene Mietverträge wird es nicht beanstandet, wenn die Betroffenen weiterhin generell von einer Einkünfteerzielungsabsicht ausgehen.

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Firmenwagen für Ehegatten mit Minijob

Mehrfach gab es in den letzten Jahren Urteile von Finanzgerichten zur Überlassung eines Dienstwagens an den als Minijobber angestellten Ehegatten. Die Finanzämter hatten die Überlassung des Firmenwagens in allen Fällen nicht anerkannt, weil sie dies nicht für fremdüblich hielten. Von den Finanzgerichten wurde die Privatnutzung dagegen unterschiedlich beurteilt; beispielsweise gab das Finanzgericht Münster dem Finanzamt Recht, während das Finanzgericht Köln keine Einwände gegen die Überlassung eines Firmenwagens an den Ehegatten hatte.

Jetzt hat das Verwirrspiel ein Ende, denn der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Überlassung eines Dienstwagens zur unbeschränkten und selbstbeteiligungsfreien Privatnutzung des Arbeitnehmers im Rahmen eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses fremdunüblich ist. Damit wird die Überlassung eines Dienstwagens in solchen Fällen zu Recht vom Finanzamt nicht anerkannt.

Der Bundesfinanzhof meint, dass ein Arbeitgeber typischerweise nur dann bereit ist, einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Privatnutzung zur Verfügung zu stellen, wenn nach einer überschlägigen Kalkulation der resultierende Kostenaufwand zuzüglich des vertraglich vereinbarten Barlohns als angemessene Gegenleistung für die Zurverfügungstellung der Arbeitskraft anzusehen ist. Je geringer der Gesamtvergütungsanspruch des Arbeitnehmers ist, desto eher erreicht der Arbeitgeber die Risikoschwelle, ab der eine nicht abschätzbare, intensive Privatnutzung des Firmenwagens die Fahrzeugüberlassung unwirtschaftlich macht.

Unabhängig von der steuerlichen Anerkennung des Arbeitsvertrags ist die umsatzsteuerliche Beurteilung des Firmenwagens. Ob das Finanzamt daher zu Recht auch den Vorsteuerabzug für die Anschaffungs- und Betriebskosten des der Ehefrau überlassenen Firmenwagens verweigert hat, hat der Bundesfinanzhof allerdings nicht entschieden. Ein Verfahren dazu ist zwar ebenfalls beim Bundesfinanzhof anhängig, das Urteil steht aber noch aus.

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Überlassung von Fahrrädern an Arbeitnehmer

Bis Ende 2021 sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads oder - im Fall von Selbstständigen und Unternehmern - die private Nutzung eines betrieblichen Fahrrads steuerfrei, sofern das Fahrrad oder E-Bike verkehrsrechtlich kein Kraftfahrzeug ist. Die steuerfreien Vorteile werden zudem in der Steuererklärung nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet.

Wenn die Zusätzlichkeitsvoraussetzung dagegen nicht erfüllt ist, beispielsweise weil die Fahrradüberlassung ausdrücklich Teil des Arbeitslohns ist, dann ist die Privatnutzung ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Wie dieser Nutzungsvorteil ab 2019 genau zu bewerten ist, wenn der Arbeitgeber oder auf Grund des Dienstverhältnisses ein Dritter dem Arbeitnehmer ein Fahrrad zur privaten Nutzung überlässt, hat die Finanzverwaltung nun geregelt.

  • Nutzungsvorteil: Der monatliche Durchschnittswert der privaten Nutzung des Fahrrads (einschließlich Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten) beträgt 1 % der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer.

  • Erstmalige Überlassung ab 2019: Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das betriebliche Fahrrad erstmals nach dem 31. Dezember 2018 und vor dem 1. Januar 2022, wird als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung stattdessen nur 1 % der auf volle 100 Euro abgerundeten halbierten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer angesetzt. In diesen Fällen kommt es nicht auf den Zeitpunkt an, zu dem der Arbeitgeber dieses Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat.

  • Nutzerwechsel ab 2019: Wurde das betriebliche Fahrrad bereits vor dem 1. Januar 2019 vom Arbeitgeber einem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen, ist für dieses Fahrrad auch bei einem Wechsel des Nutzungsberechtigten nach dem 31. Dezember 2018 weiterhin der volle Listenpreis als Grundlage für die Ermittlung des geldwerten Vorteils anzusetzen. Die günstigere Bewertung mit der halbierten unverbindlichen Preisempfehlung ist für dieses Fahrrad also auch bei einer Überlassung an einen anderen Arbeitnehmer nach 2018 ausgeschlossen.

  • Sachbezugsfreigrenze: Die Freigrenze für Sachbezüge von monatlich 44 Euro ist auf die Überlassung von Fahrrädern ausdrücklich nicht anwendbar.

  • Personalrabatt: Gehört die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern an fremde Dritte zur Angebotspalette des Arbeitgebers, kann der geldwerte Vorteil auch nach den Grundsätzen ermittelt werden, die für Personalrabatte gelten, und der Rabattfreibetrag in Höhe von jährlich 1.080 Euro berücksichtigt werden, wenn die Lohnsteuer nicht pauschal erhoben wird.

  • Elektrofahrräder: Fahrräder mit Elektroantrieb werden steuerlich wie normale Fahrräder behandelt, sofern das E-Bike verkehrsrechtlich als Fahrrad gilt (u. a. keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht). Gilt ein Elektrofahrrad dagegen verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug (z. B. gelten Elektrofahrräder, deren Motor Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt, als Kraftfahrzeuge), sind für die Bewertung des geldwerten Vorteils die Regelungen der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden.

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Sachbezugswert für Zuschüsse zu Mahlzeiten

Zur Ausgabe von Essensmarken und der direkten Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber gibt es noch eine dritte Alternative, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Sachbezugswerte für Mahlzeiten in Anspruch nehmen können. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer nämlich statt der Ausgabe von Essensmarken, Essensgutscheinen, Restaurantschecks etc. auch einen Zuschuss für den Kauf der jeweiligen Mahlzeit zahlen.

Welche Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung der Sachbezugswerte dabei erfüllt sein müssen, hat die Finanzverwaltung 2016 erstmals geregelt. Die entsprechende Verwaltungsanweisung hat das Bundesfinanzministerium nun überarbeitet und um weitere Konstellationen ergänzt. An den bisherigen Vorgaben hat sich dabei aber wenig geändert.

Konkret heißt das: Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem jeweiligen amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Der Arbeitnehmer muss den Zuschuss tatsächlich für den Erwerb einer Mahlzeit verwenden. Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind.

  2. Für jede Mahlzeit kann der Arbeitnehmer lediglich einen Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und - vorbehaltlich Nr. 4 - Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beanspruchen.

  3. Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen und nicht höher sein als der tatsächliche Preis der Mahlzeit.

  4. Arbeitnehmer, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind, können den Zuschuss nicht beanspruchen, da sie sich ohnehin vom Arbeitgeber steuerfrei Auslagen für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlichen Pauschalen erstatten lassen können.

Der Arbeitgeber muss die Erfüllung dieser Voraussetzungen nachweisen. Dazu steht es ihm frei, entweder die vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder entsprechende elektronische Verfahren zu verwenden, beispielsweise wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen.

Eine vertragliche Beziehung zwischen dem Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte, Kantine etc.), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, ist nicht notwendig. Auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer ist möglich. Allerdings muss der Arbeitgeber wie bei anderen lohnsteuerlichen Nachweispflichten die Belege oder die Abrechnung mit dem Lohnkonto aufbewahren. Außerdem gibt es nun Vorgaben der Finanzverwaltung für folgende Sonderfälle:

  • Home-Office: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit im Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

  • Mahlzeitenbestandteile: Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Erfüllung der übrigen Voraussetzungen auch dann mit dem Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Anbietern erwirbt.

  • Vorratskauf: Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Kauft der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für die folgenden Tage auf Vorrat, sind die dafür gewährten Zuschüsse in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

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