Personal und Arbeit sowie Soziales

A1-Bescheinigung für Entsendung ins Ausland

Möchte ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer für eine befristete Tätigkeit ins Ausland entsenden, kann das zu einer doppelten Sozialversicherungspflicht führen: Die Arbeitnehmer sind weiterhin in Deutschland beitragspflichtig, und zusätzlich gilt das Recht des Tätigkeitsstaats mitsamt den dortigen Sozialversicherungspflichten.

Um dieses Problem zu vermeiden, kann der Arbeitgeber für eine Entsendung in einen EU/EWR-Staat oder in die Schweiz beim zuständigen Sozialversicherungsträger (meist die Krankenkasse) eine Entsendebescheinigung, die sogenannte A1-Bescheinigung beantragen. Mit dieser Bescheinigung gilt auch für eine Tätigkeit im Ausland bei Erfüllung gewisser Voraussetzungen allein das deutsche Recht. Das muss der Arbeitnehmer jedoch bei einer Kontrolle im Ausland durch Vorlage der A1-Bescheinigung nachweisen.

Weil es in den letzten Monaten mehrfach Berichte über verstärkte Kontrollen im Ausland gab, ist es wichtiger denn je, dass Arbeitnehmer die Bescheinigung bei allen Auslandstätigkeiten dabei haben. Ohne gültige A1-Bescheinigung kann die Tätigkeit im Ausland nämlich als Schwarzarbeit gewertet werden, was Bußgelder und weitere Sanktionen zur Folge haben kann. Mithin kann auch ein ausländischer Auftraggeber den Zugang zu seinem Firmengelände verweigern, wenn die A1-Bescheinigung nicht vorliegt.

Vor allem aus Österreich und Frankreich gibt es Berichte über verstärkte Prüfungen, auch an Flughäfen und in von Geschäftsreisenden frequentierten Hotels. Beide Länder kommen den Arbeitgebern aber mit einem Kompromiss zumindest ein Stück entgegen: Kann der Arbeitnehmer bei der Kontrolle keine A1-Bescheinigung vorlegen, weil diese nicht mehr rechtzeitig beschafft werden konnte, verzichten die örtlichen Behörden auf eine Geldstrafe, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass die A1-Bescheinigung bereits vor Beginn der Dienstreise beantragt wurde.

Zum Bürokratiemonster wird die A1-Bescheinigung aber vor allem dadurch, dass die EU-Verordnung keine zeitliche Toleranzgrenze für die Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung vorsieht. Eine Bescheinigung ist damit für eine mehrwöchige Tätigkeit genauso erforderlich wie für eine eintägige Schulung oder Konferenz im Ausland. Selbst ein halbstündiges Meeting oder eine kurze Fahrt über die Grenze zum Tanken des Firmenwagens ist eine grenzüberschreitende Tätigkeit, für die die A1-Bescheinigung notwendig ist.

Sowohl bei kurzfristigen als auch bei kurzzeitigen Dienstreisen ins Ausland haben viele Arbeitgeber in der Vergangenheit keine Bescheinigung beantragt. Neben dem bürokratischen Aufwand für den Antrag reicht manchmal nämlich schlicht die Zeit nicht aus, um die Erteilung der A1-Bescheinigung durch die Krankenkasse abzuwarten. Das Risiko bei dieser Unterlassung sind die bereits erwähnten Sanktionen für Schwarzarbeit im Fall einer Kontrolle.

Immerhin eine teilweise Verbesserung hat sich seit 2018 ergeben - zumindest für Arbeitgeber mit der notwendigen technischen Ausstattung: Seit dem 1. Januar 2018 können die Bescheinigungen nämlich auch elektronisch bei der Krankenkasse beantragt werden. Diese Option ist nun seit dem 1. Januar 2019 zur Pflicht geworden. Zwar haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung eine Übergangsregelung geschaffen, nach der Arbeitgeber in begründeten Einzelfällen den Antrag weiter in Papierform stellen können. Diese Ausnahmeregelung läuft jedoch am 30. Juni 2019 aus.

Ob die Umstellung auf ein elektronisches Verfahren für die Sozialversicherungsträger eine Erleichterung bringt, ist ebenfalls nicht sicher. Seit dem 1. Januar 2019 haben die Krankenkassen nämlich mit einem erheblichen Anstieg der gestellten Anträge zu kämpfen. Im Vergleich zu früheren Jahren haben sich die Antragszahlen nach Berichten mehr als verzehnfacht. Besonders wenn die Krankenkasse keine vollautomatische Bearbeitung der Anträge durchführt, kann damit auch die schiere Zahl der Anträge zu einer verzögerten Bearbeitung und Erteilung der Bescheinigung führen.

Im März und April haben einige Arbeitgeber bereits erleichtert aufgeatmet, weil es Berichte gab, dass die EU die Notwendigkeit für die A1-Bescheinigung wieder abschaffen will. Diese Meldungen waren aber gleich doppelt irreführend. Zwar hat die Europäische Kommission im März eine Einigung über neue Regeln zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme in der EU vermeldet, zu der auch Änderungen bei der A1-Bescheinigung gehören. Allerdings hat der Europäische Rat diesem Kompromiss nur wenige Tage später die Zustimmung zumindest vorerst verweigert.

Selbst wenn die EU ihre neuen Regeln doch noch in dieser oder einer leicht veränderten Fassung absegnen sollte, bedeuten die Änderungen keine generelle Abschaffung der Notwendigkeit für eine A1-Bescheinigung. Vorgesehen ist nämlich lediglich eine neue Begriffsdefinition für Dienstreisen, und nur für diese soll die Pflicht zur A1-Bescheinigung abgeschafft werden.

Eine Dienstreise liegt laut der geplanten Änderung dann vor, wenn die vom Arbeitnehmer im Ausland ausgeübte Tätigkeit nicht der Erbringung einer Dienstleistung oder der Lieferung von Gütern dient. Damit wären insbesondere Messebesuche, Meetings und Fortbildungsveranstaltungen im Ausland künftig von der Bescheinigungspflicht befreit. Bei anderen Formen der Arbeitnehmerentsendung ist aber auch künftig eine A1-Bescheinigung notwendig.

Wie es mit der A1-Bescheinigung auf EU-Ebene genau weitergeht, ist weiterhin offen. Die Spitzenverbände der Krankenkassen haben im Februar 2019 aber bereits einige Änderungen im Antragsverfahren zum kommenden Jahreswechsel beschlossen. Insbesondere soll es ab 2020 eine einheitlichere Bestätigung für die elektronische Übermittlung des Antrags auf eine A1-Bestätigung geben. Das ist vor allem für die Länder hilfreich, die auch den Antrag als Nachweis akzeptieren (Österreich und Frankreich).

Weitere Änderungen umfassen eine verpflichtende Angabe der Wohnanschrift des Arbeitnehmers und eine deutlich höhere Zahl der möglichen Beschäftigungsstellen im Ausland (elf statt vier). Außerdem sind künftig verpflichtend Beginn und Ende der Entsendung anzugeben. Schließlich sind künftig keine Anträge mehr für Länder außerhalb der EU/EWR und der Schweiz möglich.

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Sachbezugswert für Zuschüsse zu Mahlzeiten

Zur Ausgabe von Essensmarken und der direkten Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber gibt es noch eine dritte Alternative, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Sachbezugswerte für Mahlzeiten in Anspruch nehmen können. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer nämlich statt der Ausgabe von Essensmarken, Essensgutscheinen, Restaurantschecks etc. auch einen Zuschuss für den Kauf der jeweiligen Mahlzeit zahlen.

Welche Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung der Sachbezugswerte dabei erfüllt sein müssen, hat die Finanzverwaltung 2016 erstmals geregelt. Die entsprechende Verwaltungsanweisung hat das Bundesfinanzministerium nun überarbeitet und um weitere Konstellationen ergänzt. An den bisherigen Vorgaben hat sich dabei aber wenig geändert.

Konkret heißt das: Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem jeweiligen amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Der Arbeitnehmer muss den Zuschuss tatsächlich für den Erwerb einer Mahlzeit verwenden. Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind.

  2. Für jede Mahlzeit kann der Arbeitnehmer lediglich einen Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und - vorbehaltlich Nr. 4 - Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beanspruchen.

  3. Der Zuschuss darf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen und nicht höher sein als der tatsächliche Preis der Mahlzeit.

  4. Arbeitnehmer, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate noch nicht abgelaufen sind, können den Zuschuss nicht beanspruchen, da sie sich ohnehin vom Arbeitgeber steuerfrei Auslagen für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe der gesetzlichen Pauschalen erstatten lassen können.

Der Arbeitgeber muss die Erfüllung dieser Voraussetzungen nachweisen. Dazu steht es ihm frei, entweder die vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder entsprechende elektronische Verfahren zu verwenden, beispielsweise wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen.

Eine vertragliche Beziehung zwischen dem Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte, Kantine etc.), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, ist nicht notwendig. Auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer ist möglich. Allerdings muss der Arbeitgeber wie bei anderen lohnsteuerlichen Nachweispflichten die Belege oder die Abrechnung mit dem Lohnkonto aufbewahren. Außerdem gibt es nun Vorgaben der Finanzverwaltung für folgende Sonderfälle:

  • Home-Office: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit im Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

  • Mahlzeitenbestandteile: Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Erfüllung der übrigen Voraussetzungen auch dann mit dem Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Anbietern erwirbt.

  • Vorratskauf: Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Kauft der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für die folgenden Tage auf Vorrat, sind die dafür gewährten Zuschüsse in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.

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Versandkosten bei Sachbezügen

Um den Arbeitgebern den erheblichen Verwaltungsaufwand zu ersparen, der mit der lohnsteuerlichen Erfassung unwesentlicher geldwerter Vorteile verbunden ist, hat der Gesetzgeber eine monatliche Freigrenze für Sachbezüge eingeführt. Liegen die Sachbezüge unter der Freigrenze von aktuell 44 Euro im Monat, sind sie komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Sobald die Freigrenze aber überschritten ist, sind die Sachbezüge in voller Höhe als normaler Arbeitslohn zu behandeln.

Auch wenn diese Freigrenze nur als Vereinfachungsregelung konzipiert war, wird sie in der betrieblichen Praxis gerne zur Vergütungsoptimierung genutzt - erst recht, seit der Bundesfinanzhof auch Warengutscheine über einen konkreten Geldbetrag als Sachbezug anerkannt hat. Zudem gibt es Dienstleister, die Arbeitgebern Modelle zur gezielten Nutzung der Freigrenze als Vergütungsbestandteil anbieten, die aber nicht immer ohne steuerliches Risiko sind.

Beispielsweise stritt sich eine Spedition mit dem Finanzamt um die steuerliche Bewertung eines solchen Modells. Die Spedition gewährte ihren Mitarbeiten unter bestimmten Voraussetzungen monatlich Sachprämien über einen Dienstleister. Dazu konnte sich jeder bezugsberechtigte Arbeitnehmer über einen Onlinezugang monatlich aus der Angebotspalette des Dienstleisters einen Sachbezug auswählen. Der Dienstleister stellte der Klägerin die Sachbezüge mit brutto 43,99 Euro samt einer Versand- und Handlingpauschale in Höhe von 6,00 Euro in Rechnung und versandte die Prämien an die jeweiligen Mitarbeiter oder händigte sie der Spedition zur Verteilung im Betrieb aus.

Dieses Modell ist der Spedition beim Bundesfinanzhof nun zum Verhängnis geworden. Das Einkommensteuergesetz regelt nämlich, dass für den Sachbezug der Endverbraucherpreis anzusetzen ist. Das ist der im allgemeinen Geschäftsverkehr von Letztverbrauchern für identische oder gleichartige Waren tatsächlich gezahlte günstigste Einzelhandelspreis am Markt. Fracht-, Liefer- und Versandkosten zählen dabei nicht zum steuerlich relevanten Endpreis, denn diese Zuschläge sind keine Gegenleistung des Letztverbrauchers für die Ware.

Liefert der Arbeitgeber allerdings - wie im Streitfall geschehen - die Ware in die Wohnung des Arbeitnehmers, liegt nach Überzeugung des Bundesfinanzhofs eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer vor. Der Vorteil aus dieser zusätzlichen Leistung ist ebenfalls bei der Überprüfung der steuerlichen Freigrenze von 44 Euro einzubeziehen.

Gleiches gilt, wenn der günstigste Einzelhandelspreis für die Bewertung des Sachbezugs im Versand- oder Onlinehandel gefunden wird. Ist der Versand dort als eigenständige Leistung ausgewiesen und nicht bereits im Endpreis enthalten, ist der geldwerte Vorteil aus der Lieferung nach Hause bei der Berechnung der Freigrenze von 44 Euro dem Warenwert hinzuzurechnen.

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