Steuerverwaltung und Steuerprüfungen

Festsetzungsverjährung bei Pflichtveranlagung

Bis der Bundesfinanzhof vor einem Jahr ein Machtwort gesprochen hat, gab es jahrelang Streit um die Frage, ob bei einer Antragsveranlagung - also wenn keine Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung besteht - eine Anlaufhemmung besteht oder nicht. Das hatte der Bundesfinanzhof verneint, weshalb ein Arbeitnehmer nun maximal vier Jahre für seine Steuererklärung Zeit hat, wenn er sich eine Steuererstattung verspricht.

Bei einer Pflichtveranlagung gilt dagegen grundsätzlich eine zusätzliche Anlaufhemmung von drei Jahren für die Festsetzungsverjährung, sodass für die Steuererklärung insgesamt sieben Jahre Zeit bleiben. Aber auch diese Regel ist mit Vorsicht zu genießen, wie eine Fallkonstellation zeigt, mit der sich der Bundesfinanzhof jetzt befassen musste. Wird nämlich die Veranlagungspflicht erst durch die Abgabe der Steuererklärung ausgelöst, hat die Steuererklärung nach Ablauf der vierjährigen Festsetzungsfrist keine anlaufhemmende Wirkung mehr. Das war beim Kläger der Fall, der fast sieben Jahre nach dem Veranlagungszeitraum eine Steuererklärung abgab. In der Steuererklärung stellte er unter anderem einen Antrag auf Übertragung des inzwischen abgeschafften Haushaltsfreibetrags. So ein Antrag löst eigentlich eine Veranlagungspflicht aus, doch weil die Festsetzungsverjährung inzwischen abgelaufen war, kann er nicht mehr auf eine Steuererstattung aus den ebenfalls erklärten Einkünften als Arbeitnehmer hoffen.

Der Bundesfinanzhof hat im umgekehrten Fall bereits vor vielen Jahren vergleichbar entschieden: Wenn das Finanzamt den Steuerzahler erst nach dem Ablauf der Festsetzungsfrist zur Abgabe einer Steuererklärung auffordert, hat es Pech gehabt. In dem Fall ist das Steuerschuldverhältnis nämlich ebenso bereits erloschen wie im jetzt neu entschiedenen Fall.

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Elektronische Archivierung von Rechnungen

Immer mehr Rechnungen und Lieferscheine werden elektronisch erstellt oder doch zumindest digitalisiert und dann elektronisch archiviert. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat sich nun in zwei Verwaltungsanweisungen mit der Erstellung von Archiv-CDs zu Papierrechnungen und der Archivierung von Kontierungsvermerken bei elektronischen Rechnungen befasst. Zumindest die Ausführungen zu den Kontierungsvermerken betreffen praktisch jedes Unternehmen, das elektronische Rechnungen empfängt.

Zunächst geht die Behörde auf Anfragen ein, die insbesondere von Apothekern gestellt wurden. Es geht dabei um die Frage, ob Lieferanten - in Fall der Apotheken also die Pharmagroßhändler - anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden erstellen können, sodass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und Lieferscheine des Lieferanten verzichten können. Dafür sieht die Finanzverwaltung jedoch keine gesetzliche Grundlage.

Zwar können auf Papier empfangene Rechnungen auch in digitalisierter Form auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Das setzt aber voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen also alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben. Aufbewahrungspflichtig ist daher der Handelsbrief, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde darauf tatsächlich Vermerke angebracht hat. Allein mit der Archivierungs-CD des Lieferanten erfüllt der belieferte Kunde daher seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.

Kontierungsvermerke bei elektronischen Rechnungen sind das Thema der zweiten Verwaltungsanweisung. Da bei dieser Art der Rechnungsstellung keine Originalbelege in Papierform mehr vorliegen, kann entsprechend auch keine Kontierung auf dem Beleg erfolgen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Außerdem ist die Reihenfolge der Buchungen zu dokumentieren.

Wie diese Vorgaben auch bei elektronischen Rechnungen erfüllt werden können, dazu machen die GoBS jedoch keine Angaben. Weil bei elektronischen Rechnungen die Rechnung im Originalzustand auf einem Datenträger gespeichert werden muss, der Änderungen nicht mehr zulässt, ist eine Kontierung auf der Rechnung selbst auf elektronischem Weg nicht möglich, da sonst der Originalzustand nicht erhalten bleibt.

Trotzdem darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Diesem Erfordernis kann dadurch Rechnung getragen werden, dass an die Rechung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen erhält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.

Weitere Fragen im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen soll ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums beantworten. Darin geht es speziell um die Änderungen im Umsatzsteuerrecht zum 1. Juli 2011, die für elektronische Rechnungen nicht mehr zwingend eine digitale Signatur vorschreiben. Dieses Schreiben liegt allerdings bis jetzt nur als Entwurf vor. Ein ausführlicher Bericht folgt natürlich, sobald die Endfassung veröffentlicht wird.

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