Ratgeber

Mehr Zeit für elektronische Einkommensteuererklärung 2016

Anfang Januar 2017 ist das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens in Kraft getreten, das ab 2019 allen Steuerzahlern zwei Monate mehr Zeit für die Abgabe der Steuererklärung einräumt. Die beiden größten Bundesländer Bayern und Nordrhein-Westfalen gewähren die längere Abgabefrist unter einer Bedingung sogar schon ab diesem Jahr. Voraussetzung ist nämlich, dass die Steuererklärung authentifiziert elektronisch an das Finanzamt übermittelt wird. Wer bereits die elektronische Abgabe nutzt oder sich bis Ende Mai registriert, darf sich in diesen beiden Bundesländern mit der Einkommensteuererklärung 2016 Zeit lassen bis zum 31. Juli. Bei Abgabe einer nicht authentifizierten elektronischen Steuererklärung bleibt dagegen die gesetzliche Abgabefrist 31. Mai 2017 bestehen.

Frühjahrsputz im Steuerrecht

Seit einigen Jahren veröffentlicht die Finanzverwaltung im Frühjahr immer eine Positivliste der weiterhin gültigen Schreiben und gleich lautenden Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder. Damit will das Bundesfinanzministerium den Wildwuchs an Verwaltungsanweisungen begrenzen. Auch wenn sich die Regierung damit ein löbliches Ziel gesetzt hat, wird es doch nicht ganz erreicht: Insgesamt 101 Verwaltungsanweisungen sollen nach dem 31. Dezember 2015 nicht mehr angewendet werden. Das sind 35 Dokumente weniger als beim letztjährigen Frühjahrsputz aussortiert wurden. Im Vergleich dazu ist die Liste weiterhin gültiger Verwaltungsanweisungen 96 Seiten lang und hat 1.697 Einträge - 37 mehr als im letzten Jahr.

Vertrauensschutz nach Einigung im Verfahren beim Finanzgericht

Ein Streit mit dem Finanzamt beim Finanzgericht kann auch durch eine Einigung beider Seiten beigelegt werden. Wenn das Finanzamt nach einer solchen Einigung den angefochtenen Steuerbescheid zwar wie vereinbart aufhebt, anschließend aber einen inhaltsgleichen Steuerbescheid erlässt, der nur rechtlich anders begründet wird, verstößt es gegen den Grundsatz von Treu und Glauben. Der Bundesfinanzhof hat daher den zweiten Steuerbescheid kassiert und dem Kläger ein Recht auf Vertrauensschutz gewährt.

Änderungen bei der Kraftfahrzeugsteuer

Die Bundesregierung hat eine Änderung der Kfz-Steuer auf den Weg gebracht, um die Einführung der Pkw-Maut vorzubereiten und den Bedenken der EU-Kommission hinsichtlich der Einführung der Infrastrukturabgabe Rechnung zu tragen. Für besonders schadstoffarme Euro-6-Pkw gibt es eine Entlastung, die über der Infrastrukturabgabe liegt. Konkret werden die Steuerentlastungsbeträge je angefangene 100 Kubikzentimeter Hubraum von bisher 2,00 Euro auf 2,32 Euro bei Benzinern und von bisher 5,00 Euro auf 5,32 Euro bei Dieselmotoren erhöht. In den ersten zwei Jahren ab dem Beginn der Abgabenerhebung beträgt die Steuerentlastung je angefangene 100 Kubikzentimeter Hubraum sogar 2,45 Euro für Benzinmotoren und 5,45 Euro für Dieselmotoren.

Warnung vor Angeboten zur Registrierung einer UStIdNr

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) warnt erneut vor amtlich aussehenden Schreiben, in denen eine kostenpflichtige Registrierung, Erfassung und Veröffentlichung einer UStIdNr angeboten wird. Diese Schreiben stammen weder vom BZSt noch von einer anderen amtlichen Stelle. Die Vergabe der UStIdNr durch das BZSt erfolgt grundsätzlich kostenfrei.

Beginn des Zinslaufs für Hinterziehungszinsen

Bei hinterzogenen Steuern werden zusätzlich Hinterziehungszinsen fällig. Während der Zinssatz im Gesetz eindeutig geregelt ist, ist der Zeitpunkt, ab dem Zinsen berechnet werden, nicht immer so eindeutig. Bei der Schenkungsteuer beginnt der Zinslauf nach Ansicht des Finanzgerichts Münster zwölf Monate nach der nicht gemeldeten Schenkung. Das entspreche der dreimonatigen Anzeigefrist zuzüglich der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer für eine Schenkungsteuererklärung.

Spendenbescheinigung per E-Mail

Der Spendenempfänger kann ab 2017 mit Zustimmung des Spenders die Spende auch direkt an die Finanzverwaltung melden. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde im letzten Jahr geschaffen. Zusätzlich hat das Bundesfinanzministerium nun mit einer Verwaltungsanweisung die Möglichkeit eröffnet, Spendenbescheinigungen auch per E-Mail zu versenden. Gemeinnützige Organisationen, die dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen angezeigt haben, können die maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen daher auch auf elektronischem Weg in Form schreibgeschützter Dokumente an die Spender übermitteln. Für den Sonderausgabenabzug spielt es dann keine Rolle, dass der Zuwendungsempfänger den Ausdruck nicht selbst übernimmt, sondern dem Spender überlässt.

ELSTER-Pflicht gilt nichtfür Kleinstbetrieb

Alle Gewerbetreibenden, Freiberufler und Land- und Forstwirte müssen seit 2011 ihre Steuererklärung grundsätzlich elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Eine Ausnahme kann das Finanzamt dann genehmigen, wenn diese Pflicht mit einer unbilligen Härte verbunden wäre. Im Gegensatz zum Finanzamt sieht das Finanzgericht Rheinland-Pfalz einen solchen Härtefall bei einem Kleinstbetrieb grundsätzlich als gegeben an, wenn die Kosten für die Anschaffung eines Computers samt Internetanschluss in keiner wirtschaftlich sinnvollen Relation zu den betrieblichen Einkünften stehen. Geklagt hatte ein selbstständiger Zeitungszusteller mit einem jährlichen Gewinn unter 3.000 Euro. Das Finanzamt hat das Urteil allerdings nicht akzeptiert und will beim Bundesfinanzhof die Revision erreichen.

Kampf gegen Steuerbetrug mit Briefkastenfirmen

Noch im Dezember hat die Bundesregierung den Entwurf eines "Gesetzes zur Bekämpfung der Steuerumgehung und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" beschlossen und an den Bundestag weitergeleitet. Das Gesetz ist die Konsequenz aus den 2016 bekannt gewordenen "Panama Papers".

Mit dem Gesetz sollen die Möglichkeiten inländischer Steuerzahler zur Steuerumgehung über Briefkastenfirmen in Steueroasen deutlich erschwert werden. Dafür werden erweiterte Mitwirkungspflichten der Steuerpflichtigen, neue Anzeigepflichten der Banken und umfassendere Ermittlungsbefugnisse der Finanzverwaltung eingeführt. Es ist vor allem dieser letzte Punkt, der Folgen für alle Steuerzahler hat, auch wenn sie keine Geschäftsbeziehungen ins Ausland unterhalten. Lediglich eine anlasslose "Rasterfahndung" bei den Banken bleibt auch weiterhin ausgeschlossen.

Daneben enthält das Gesetz noch einige kleinere Korrekturen im Steuerrecht, die auf Urteile des Europäischen Gerichtshofs zurückgehen. In erster Linie sind dies Änderungen bei den Erbschaftsteuerfreibeträgen für beschränkt Steuerpflichtige. Das Gesetz wird jetzt von Bundestag und Bundesrat beraten und soll nach der Verabschiedung umgehend in Kraft treten. Die wesentlichen Inhalte haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

• Anzeigepflicht: Steuerzahler müssen künftig ihre Geschäftsbeziehungen zu Drittstaat-Gesellschaften anzeigen - und zwar unabhängig davon, ob sie am Unternehmen formal beteiligt sind. Als Drittstaat-Gesellschaften gelten alle Gesellschaften mit Sitz oder Geschäftsleitung in Staaten oder Territorien außerhalb der Europäischen Union oder der Europäischen Freihandelsassoziation. Unerheblich ist, ob und ggf. in welchem Umfang diese Gesellschaften nennenswerte wirtschaftliche Aktivitäten entfalten. Im Falle einer vorsätzlichen oder leichtfertigen Verletzung dieser Anzeigepflicht droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Außerdem hemmt die Pflichtverletzung den Anlauf der steuerlichen Festsetzungsfrist und damit die Verjährung.

• Mitteilungspflicht der Bank: Banken sollen den Finanzbehörden künftig von ihnen hergestellte oder vermittelte Geschäftsbeziehungen inländischer Steuerpflichtiger zu Drittstaat-Gesellschaften unter bestimmten Voraussetzungen mitteilen müssen. Im Falle einer vorsätzlichen oder leichtfertigen Verletzung dieser Mitwirkungspflicht sollen die Finanzinstitute für dadurch verursachte Steuerausfälle haften. Zudem wird auch hier ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro im Fall einer Pflichtverletzung eingeführt.

• Bankgeheimnis: Das sogenannte steuerliche Bankgeheimnis wird ersatzlos aufgehoben. Banken haben dann bei der Mitwirkung zur Aufklärung des steuerlichen Sachverhalts gegenüber den Finanzbehörden dieselben Rechte und Pflichten wie andere auskunftspflichtige Personen. Die Finanzämter können daher künftig ohne die bislang geltenden Einschränkungen einzelne Auskunftsersuchen oder Sammelauskunftsersuchen genauso an inländische Banken richten wie sie es bisher schon bei anderen Personen dürfen. Anlasslose Ermittlungen bei Banken sollen aber auch künftig unzulässig sein.

• Kontenabrufverfahren: Das automatisierte Kontenabrufverfahren für Besteuerungszwecke soll erweitert werden, um ermitteln zu können, in welchen Fällen ein inländischer Steuerzahler Verfügungsberechtigter oder wirtschaftlich Berechtigter eines Kontos oder Depots einer natürlichen Person, Gesellschaft, Körperschaft, Personenvereinigung oder Vermögensmasse mit Sitz außerhalb des Geltungsbereichs der Abgabenordnung ist. Nach der Auflösung eines Kontos müssen die Banken die Daten künftig zehn Jahre speichern.

• Legitimationsprüfung: Bei der Legitimationsprüfung sollen die Banken auch das steuerliche Identifikationsmerkmal (Steueridentnummer) des Kontoinhabers, jedes anderen Verfügungsberechtigten sowie jedes anderen wirtschaftlich Berechtigten erfragen und aufzeichnen. Die Finanzbehörden können diese Daten dann im Kontenabrufverfahren erfragen.

• Aufbewahrungspflicht: Es wird eine neue Aufbewahrungspflicht für alle Personen geschaffen, die allein oder zusammen mit nahestehenden Personen unmittelbar oder mittelbar einen bestimmenden Einfluss auf die gesellschaftsrechtlichen, finanziellen oder geschäftlichen Angelegenheiten einer Drittstaat-Gesellschaft ausüben können. Aufzeichnungen und Unterlagen über diese Geschäftsbeziehung und alle damit verbundenen Einnahmen und Ausgaben müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Außerdem ist bei den Betroffenen künftig auch ohne besondere Begründung eine Außenprüfung zulässig.

• Steuerhinterziehung: Künftig soll ein besonders schwerer Fall von Steuerhinterziehung unter anderem dann vorliegen, wenn der Steuerzahler eine Drittstaat-Gesellschaft zur Verschleierung steuerlich relevanter Tatsachen nutzt und auf diese Weise fortgesetzt Steuern hinterzieht oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile erlangt. Dafür gilt ebenfalls die zehnjährige Verjährungsfrist für die Strafverfolgung.

• Verjährung: Die Zahlungsverjährungsfrist bei Steuerhinterziehung soll allgemein von fünf auf zehn Jahre verlängert werden.

• Erbschaftsteuerfreibeträge: Wenn nur das Vermögen in Deutschland liegt, aber Schenker/Erblasser und Empfänger/Erbe ihren Wohnsitz beide im Ausland haben, gibt es bisher nur einen Freibetrag von 2.000 Euro für dieses Vermögen - unabhängig vom Verwandtschaftsgrad. Zwar kann der Empfänger oder Erbe beantragen, den Vorgang als unbeschränkt steuerpflichtig zu behandeln. Dann stehen ihm die entsprechend höheren Freibeträge von bis zu 500.000 Euro zu, aber dafür ist dann auch das gesamte Vermögen erbschaftsteuerpflichtig, und nicht nur der Teil, der sich in Deutschland befindet. Diese Antragsmöglichkeit hat dem Europäischen Gerichtshof jedoch nicht genügt. Daher erhalten nun auch beschränkt Steuerpflichtige die allgemeinen Freibeträge. Diese werden jedoch anteilig gekürzt, wenn nicht das gesamte ererbte oder erhaltene Vermögen, sondern nur das darin enthaltene Inlandsvermögen versteuert wird.

• Versorgungsfreibetrag: Der sogenannte "besondere Versorgungsfreibetrag" bei der Erbschaftsteuer steht dem überlebenden Ehegatten oder Lebenspartner und den Kindern bisher nur bei einer unbeschränkten Steuerpflicht zu. Auch hier hat der Europäische Gerichtshof Einwände geltend gemacht, weshalb nun alle Erben Anspruch auf den Versorgungsfreibetrag haben, auch wenn sie nur beschränkt steuerpflichtig sind.

Erleichterungen für Spenden zur Flüchtlingshilfe verlängert

Im Herbst 2015 hatte die Finanzverwaltung verschiedene Erleichterungen bei der steuerlichen Anerkennung von Spenden für die Flüchtlingshilfe bekannt gegeben. Insbesondere können alle gemeinnützigen Organisationen Spenden für Flüchtlinge sammeln oder unverbrauchte Mittel zu deren Unterstützung verwenden, auch wenn die Satzung dies nicht vorsieht. Außerdem ist bei Flüchtlingen der Nachweis der Hilfsbedürftigkeit nicht notwendig. Die Erleichterungen waren bis zum 31. Dezember 2016 befristet, sind jetzt aber um zwei Jahre bis zum 31. Dezember 2018 verlängert worden.

Steuerliche Anerkennung von Aufwands- und Rückspenden

Die Finanzverwaltung hat ihre Vorgaben für die steuerliche Anerkennung von Aufwands- und Rückspenden aktualisiert. Anstelle einer Zahlung erfolgt bei solchen Spenden ein Verzicht auf einen zuvor vereinbarten Aufwendungsersatz oder sonstigen Anspruch. Damit solche Spenden vom Finanzamt anerkannt werden, muss die Verzichtserklärung zeitnah zur Fälligkeit des Anspruchs ergehen. Bei einmaligen Ansprüchen galt dafür bisher schon eine Frist von drei Monaten. Ergänzt wurde die Vorgabe nun um eine Frist für den Verzicht aus Ansprüchen aus einer regelmäßigen Tätigkeit. Hier muss der Verzicht nun innerhalb eines Jahres erklärt werden. Eine Tätigkeit gilt als regelmäßig, wenn sie gewöhnlich monatlich ausgeübt wird. Die übrigen Vorgaben für Aufwands- und Rückspenden gelten unverändert.

Änderung der Amtshilferichtlinie und weitere Maßnahmen

In der letzten Sitzung des Jahres 2016 hat der Bundesrat eines der umfangreichsten Steueränderungsgesetze des letzten Jahres verabschiedet. Einige der darin enthaltenen Änderungen betreffen viele Steuerzahler und sind in anderen Beiträgen ausführlicher erläutert. Kern des Gesetzes ist aber die Umsetzung der OECD-Empfehlungen von 2015 über Maßnahmen gegen Gewinnverkürzungen und -verlagerungen. Das Gesetz enthält daher in erster Linie Änderungen für grenzüberschreitende Sachverhalte, von denen die wichtigsten hier zusammengefasst sind.

• Änderungen der EU-Amtshilferichtlinie werden in deutsches Recht umgesetzt. Das betrifft insbesondere die Verpflichtung zum automatischen Informationsaustausch der EU-Staaten über grenzüberschreitende steuerliche Vorbescheide und Vorabverständigungen über Verrechnungspreise.

• Multinationale Konzerne müssen künftig eine dreistufige Dokumentation von Verrechnungspreisen führen und einreichen.

• Eine Übertragung von Betriebsanteilen zum Buchwert setzt künftig voraus, dass die stillen Reserven beim Empfänger steuerverstrickt bleiben. Hier wird lediglich die bisherige Verwaltungsauffassung und Steuerpraxis im Gesetz verankert.

• Ein Sonderbetriebsausgabenabzug ist nun ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen in einem anderen Staat steuermindernd berücksichtigt wurden.

• Ausgleichszahlungen zur Vermeidung eines Versorgungsausgleichs sind nur noch dann als Sonderausgabe abziehbar, wenn der Empfänger unbeschränkt steuerpflichtig ist.

• Für Abfindungen wird eine Besteuerung durch den früheren Tätigkeitsstaat als Regelfall festgeschrieben.

• Verschiedene Urteile des Bundesfinanzhofs zur Gewerbesteuer werden durch gesetzliche Regelungen ausgehebelt. Das betrifft unter anderem die Ermittlung des Gewerbeertrags von Organgesellschaften und die im Außensteuergesetz geregelte Hinzurechnung.

• Die Zerlegung der Körperschaftsteuer kann ab 2019 zentral von einem Finanzamt durchgeführt werden und nicht mehr wie bisher vom jeweiligen Betriebsstättenfinanzamt.

Änderungen im Besteuerungsverfahren

Von der Steuererklärung über den Steuerbescheid bis hin zu einem möglichen Rechtsbehelf soll das Steuerverfahren ab 2017 vollständig elektronisch erledigt werden können. Das ist der Kern des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens, das großteils zum Jahreswechsel in Kraft getreten ist. Trotzdem wirken sich die meisten Änderungen nicht unmittelbar aus, weil sie Steuererklärungspflichten und -veranlagungen des Jahres 2017 betreffen, die erst 2018 anlaufenden.

• Datenübermittlung: Der rechtliche Rahmen für die elektronischen Datenübermittlungspflichten von Unternehmen und Organisationen wurde vereinheitlicht. Nur noch verfahrensspezifische Sonderregeln für einzelne Datenübermittlungspflichten von Arbeitgebern, Sozialversicherungsträgern, Versicherungen und Banken werden in den jeweiligen Spezialgesetzen geregelt.

  

• Steuererklärung: Mit der Steuererklärung müssen künftig weniger Belege eingereicht werden. Weil die Steuerzahler von den zuständigen Stellen ohnehin über die ans Finanzamt übermittelten Daten informiert werden müssen, brauchen die Angaben nicht mehr in die Steuererklärung übertragen zu werden, wenn der Steuerzahler die mitgeteilten Daten für richtig hält. In diesem Fall gelten die von Dritten übermittelten Angaben als vom Steuerzahler angegeben, und die Steuererklärung ist in dieser Hinsicht automatisch vollständig. Sind die Daten zu Ungunsten des Steuerzahlers unrichtig, muss der Steuerbescheid geändert werden, und zwar auch dann, wenn der Fehler erst nach Ablauf der Einspruchsfrist bemerkt wird.

• Spendenbescheinigungen: Bescheinigungen für Spenden im Jahr 2017 müssen nur noch auf Anforderung dem Finanzamt vorgelegt werden. Der Empfänger kann mit Zustimmung des Spenders die Spende auch direkt an die Finanzverwaltung melden, womit die Belegvorhaltepflicht wegfällt. Andernfalls sind Spendenbescheinigungen ein Jahr ab Erhalt des Steuerbescheids aufzubewahren, sofern sie nicht ohnehin schon dem Finanzamt vorgelegt wurden.

• Rechen- und Schreibfehler: Ab 2017 wird die Aufhebung oder Änderung von Steuerbescheiden vorgeschrieben, falls dem Steuerzahler bei der Erstellung seiner Steuererklärung Schreib- oder Rechenfehler unterlaufen sind und er deshalb dem Finanzamt rechtserhebliche Tatsachen nicht mitgeteilt hat.

Finanzämter wahren Weihnachtsfrieden

Wie in den vergangenen Jahren nehmen die Finanzämter auch dieses Weihnachten wieder Rücksicht auf die Steuerzahler. Die genauen Regelungen unterscheiden sich zwischen den einzelnen Bundesländern, aber zumindest in den letzten zehn Tagen des Jahres sind die Finanzämter angewiesen, von allen Maßnahmen abzusehen, die in der Weihnachtszeit als Belastung empfunden werden können. Insbesondere werden die Finanzämter in dieser Zeit keine Außenprüfungen ankündigen oder beginnen und keine Vollstreckungsmaßnahmen durchführen. Ausnahmen werden nur gemacht, wenn etwa wegen drohender Verjährung Steuerausfälle vermieden werden müssen.

Steuerschätzung bestätigtsolide Steuereinnahmen

Alle sechs Monate treffen sich die Steuerschätzer von Bund und Ländern, um das Steueraufkommen der nächsten Jahre zu prognostizieren. Jetzt liegt die neueste Schätzung vor, und erneut kann sich der Fiskus über höhere Einnahmen als bisher erwartet freuen. Verglichen mit der Steuerschätzung vom Mai 2016 werden die Steuereinnahmen im laufenden Jahr insgesamt um 4,3 Mrd. Euro höher ausfallen. Davon entfallen 1,4 Mrd. Euro auf den Bund, 3,2 Mrd. Euro auf die Länder und die verbleibenden 0,7 Mrd. Euro kommen den Kommunen zugute. In den Jahren 2017 bis 2021 unterscheidet sich das erwartete Steueraufkommen nur leicht vom Schätzergebnis vom Mai 2016. Für 2017 beispielsweise wird ein Mehrertrag von 0,7 Mrd. Euro prognostiziert. Allerdings ist dabei noch nicht die Entlastung durch die Anhebung von Steuerfreibeträgen und den Ausgleich der kalten Progression berücksichtigt.

Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. Diese Geräte sind Teil der Buchführung und unterliegen damit denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die Buchführungssysteme selbst. Der Einsatz solcher Geräte hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten verbunden. Insbesondere läuft in wenigen Wochen die Übergangsregelung der Finanzverwaltung für nicht aufrüstbare Altsysteme aus. Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat das als Anlass genommen, über die Pflichten beim Einsatz von Kassensystemen zu informieren.

• Aufzeichnung: Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher und Programmieranleitungen sind aufzubewahren.

  

• Aufrüstung: Können nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Ist das technisch nicht möglich, müssen die Daten auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Das Unternehmen muss nachweisen können, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Die Kosten für die ggf. notwendige Hilfe eines IT-Dienstleisters muss das Unternehmen tragen. Die Vorgaben gelten auch bei einem Wechsel des Kassensystems; auch dann sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Altsystems zu sichern.

• Härtefallregelung: Wird ein Kassensystem verwendet, bei dem eine dauerhafte Datenspeicherung technisch nachweislich nicht möglich ist, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden. In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

  1. alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere Bedienungs- und Programmieranleitung, alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdaten, Artikelpreise etc.), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)

  2. alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen

  3. alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer” zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive Name des Geschäfts, Datum, Stornobuchungen, Entnahmen und Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)

  4. alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

  Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen durch Vorlage der Programmierprotokolle. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (GrandTotal-Speicher, Journalrollen etc.), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert und dokumentiert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse, Nachstornos). Fehlen die Programmierungsunterlagen oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen, ist dies ein formeller Mangel der Buchführung, der für sich genommen zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen führen kann.

• Offene Ladenkassen: Bei einer offenen Ladenkasse sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohem Aufwand verbunden, denn auch hier ist die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind sowohl der Inhalt des Geschäfts als auch Name, Firma und Adresse des Vertragspartners. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, wenn nachweislich Waren von geringem Wert an eine Vielzahl unbekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden.

  

• Kassenbericht: Für die Anfertigung des Kassenberichts einer offenen Ladenkasse ist der gesamte Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes - täglich zu zählen. Entnahmen und Ausgaben sind zum so ermittelten Endbestand zu addieren und Einlagen und der Kassenanfangsbestand abzuziehen, sodass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig. Die Entnahmen, Einlagen einschließlich Herkunftsnachweis und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß.

• Software: Mit Standardsoftware erstellte Tabellen (Excel-Kassenbuch) sind nicht manipulationssicher und daher vorschriftswidrig. Software wird nur dann vom Finanzamt anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich ist oder vom Programm automatisch protokolliert wird.

• Datenzugriffsrecht: Das Finanzamt hat im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff. Der Prüfer darf Einsicht ins Kassensystem nehmen oder eine Datenträgerüberlassung verlangen. Für die Datenträgerüberlassung sind alle Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung zu stellen. Das Unternehmen muss daher selbst dafür sorgen, dass die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur gespeichert, sondern auch exportiert und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

• Folgen von Mängeln: Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Finanzamt kann dann Umsatz und Gewinn schätzen. Stellt das Finanzamt darüber hinaus durch Verprobungen Differenzen fest, die nicht substantiell widerlegt werden können, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren.

• Manipulationen: Vorsätzliches oder grob fahrlässiges Löschen von Daten oder Manipulation in der Programmierung ist als Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung strafbar.