Ratgeber

Datenzugriff der Finanzverwaltung

Seit dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht: Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Hierzu hat die Finanzverwaltung bereits frühzeitig die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bekannt gemacht.

Inzwischen hat das Bundesministerium der Finanzen mit der Softwareindustrie einen "Beschreibungsstandard für die Datenträgerbereitstellung nach GDPdU" entwickelt, das sog. XML-basierte Beschreibungsformat. Sie sollten daher mit Ihrem Softwarehersteller umgehend vereinbaren, dass dieser Ihnen diese XML-Schnittstelle überlässt. Können Sie bei der nächsten Betriebsprüfung die Daten nicht zur Verfügung stellen, so drohen Bußgeld, Zwangsmittel und Schätzung.

Beachten Sie, dass Sie dem Betriebsprüfer zu Beginn der Prüfung alle aufbewahrungspflichtigen Daten samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger übergeben müssen. Diese Verpflichtung gilt auch dann, wenn Sie auf die Leistungen eines Rechenzentrums zurückgreifen.

Beachten Sie, dass zu ihren Buchführungsunterlagen auch die empfangenen und eine Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe zählen. Reine Textdokumente müssen nicht in maschinell lesbarer Form aufbewahrt werden, da sie nicht zur maschinellen Weiterverarbeitung geeignet sind. Etwas anderes gilt jedoch für E-Mails. Soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sie im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisenkostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.

E-Mails sind als originär digitale Dokumente mit einem unveränderbaren Index zu versehen, unter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. Dabei kommt es nicht darauf an, ob eine E-Mail Eingang in das Buchhaltungssystem gefunden hat. Enthält z.B. eine E-Mail im Anhang eine steuerlich relevante Vertragsgestaltung, so ist es mit einem Index zu versehen, der die maschinelle Auswertbarkeit der im Originalformat zu archivierende E-Mail ermöglicht.

Besteuerung von Veräußerungsgewinnen

Bis 1998 unterlagen Veräußerungsgewinne durch eine Betriebsaufgabe nur dem halben Steuersatz. Von 1999 bis 2000 galt die Fünftel-Methode. Ab 2001 wurde der halbe Steuersatz in einer modifizierten Form wieder eingeführt. Die mit der Einführung 1999 verbundene Rückwirkung ist Gegenstand eines Verfahrens vor dem Bundesfinanzhof.

Ein weiteres Verfahren ist vor dem Finanzgericht Köln anhängig, bei dem es um die Anwendung der Fünftel-Methode in den Jahren 1999 und 2000 geht. Das Finanzgericht Düsseldorf hat erhebliche Zweifel an der für die Jahre 1999 und 2000 geltenden Gesetzesfassung geäußert und Aussetzung der Vollziehung angeordnet. Die von der Finanzverwaltung gegen diese Entscheidung eingelegte Beschwerde ist ebenfalls vor dem Bundesfinanzhof anhängig. Die Finanzverwaltung gewährt in Parallelfällen Aussetzung der Vollziehung, wenn die Vollziehung für den Betroffenen eine unbillige Härte darstellt.

Besteuerung von Scheingewinnen

Die Gewinne eines Gesellschafters müssen versteuert werden, wenn sie ihm zugeflossen sind. Werden Gewinne "stehen" gelassen, so liegt rechtlich eine Novation vor, d.h. der Rechtsgrund der Forderung hat sich geändert, aus dem Gewinnauszahlungsanspruch ist eine sonstige Forderung des Gesellschafters, z.B. ein Darlehensanspruch geworden. In der Novation sieht die Rechtsprechung einen steuerbaren Zufluss, wenn der Schuldner leistungsbereit und leistungsfähig ist. Hieraus folgt, ist die Gesellschaft im Zeitpunkt des Zuflusses zahlungsunfähig, so ist kein Gewinn zu versteuern. Kommt es hierüber zum Streit, so trägt das Finanzamt nach einer neuen Entscheidung des Bundesfinanzhofs die Beweislast des Zuflusses. Diese Entscheidung ist wichtig für Kapitalanleger, die sich auf gewagte Spekulationsgeschäfte eingelassen haben und von ihrem Geld nichts mehr gesehen haben, das Finanzamt aber die ausgewiesenen Scheingewinne versteuern will.

Geänderte Aufbewahrungspflichten

Die Oberfinanzdirektion Düsseldorf hat in einem Schreiben auf die seit dem 1. Januar 2002 geltenden Vorschriften hingewiesen: Wird die Buchführung mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, muss sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfristen die Daten jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass eine Mikroverfilmung der Grundbücher und Konten mit anschließender Löschung der Datenträger seit dem 1. Januar 2002 nicht mehr den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entspricht, weil die Daten nicht mehr maschinell lesbar gemacht werden können.

Nachaktivierung eines Wirtschaftsguts

Der Bundesfinanzhof hatte folgenden Fall zu entscheiden: Der Kläger ist Inhaber eines Installateurbetriebes. Er kaufte aus Betriebsmitteln einen Pkw, der geschäftlich genutzt wurde. Versehentlich wurde der Pkw nicht im Anlagevermögen aktiviert. Erst vier Jahre später wurde der Fehler bemerkt. Das Finanzamt sah in der Nachaktivierung eine Einlage und berechnete die AfA vom Zeitwert im Zeitpunkt der Einlage. Der Unternehmer wollte die gesamte AfA auf die Restnutzungsdauer verteilen. Die Klage des Unternehmers blieb in allen Instanzen erfolglos.

Der Bundesfinanzhof entschied, dass eine bisher unterlassene AfA nicht nachgeholt werden kann, wenn ein Wirtschaftsgut des notwendigen Betriebsvermögens erstmals bilanziert wird. Demgemäß bestimmt sich der Bilanzansatz für eine fehlerberichtigende Einbuchung bei unterlassener Aktivierung eines Wirtschaftsguts nach dem Wert, mit dem das bisher zu Unrecht nicht bilanzierte Wirtschaftsgut bei von Anfang an richtiger Bilanzierung zu Buch stehen würde. Die Aktivierung erfolgt also zu dem fiktiven Buchwert und nicht zum Zeitwert, wie das Finanzamt gemeint hatte.

Das Euro-Bilanzgesetz

Das Euro-Bilanzgesetz regelt in erster Linie die Umstellung von noch in DM ausgedrückten Geldbeträgen in bilanzrechtlichen Bestimmungen des Handelsgesetzbuches und anderer Gesetze auf Euro zum 1. Januar 2002. Weiterhin wird eine externe Qualitätskontrolle für genossenschaftliche Prüfungsverbände eingeführt, die den Grundsätzen der jüngst eingeführten Qualitätskontrolle für Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer entspricht.

Die für die Unterscheidung von kleinen, mittleren und großen Kapitalgesellschaften und GmbH & Co KG und die Befreiung von der Konzernrechnungslegungspflicht maßgeblichen Schwellenwerte werden mit einer sinnvollen Glättung auf Euro umgestellt. Dabei wird der DM-Betrag zugrunde gelegt und auf einen glatten Eurobetrag aufgerundet. Die Umstellung auf den Euro wird bei zahlreichen anderen bilanzrechtlichen Einzelvorschriften ebenfalls im Verhältnis 2:1 vorgenommen.

Preisabsprachen zwischen Unternehmen

Werden Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert und treffen die Anbieter untereinander Preisabsprachen, so kann dies zu höchst unliebsamen Konsequenzen führen. Es liegt dann nicht nur ein Kartellrechtsverstoß vor, sondern nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs werden die Anbieter auch wegen Betruges verfolgt.

Nach Auffassung des Gerichts liegt in jeder Angebotsabgabe die stillschweigende Zusicherung, dass dieses Angebot ohne eine vorherige Preisabsprache zwischen den Bietern zustande gekommen ist. Bei wettbewerbswidrigen Preisabsprachen umfasst der Betrugsschaden die absprachebedingten Preisaufschläge. Dies gilt sowohl gegenüber öffentlichen als auch gegenüber privaten Auftraggebern.

Bilanzberichtigung nur durch den Steuerpflichtigen

Sofern eine Bilanzberichtigung notwendig ist, darf diese grundsätzlich nur vom Steuerpflichtigen selbst vorgenommen werden. Das Finanzamt verfügt über keine Berechtigung. Ausnahmsweise kann in Einzelfällen die Verpflichtung für das Finanzamt bestehen, eine Bilanzberichtigung vorzunehmen. Eine solche Verpflichtung kann sich entweder aus einem rechtskräftigen Urteil ergeben oder aus den Grundsätzen von Treu und Glauben hergeleitet werden.

Sofern das Finanzamt fehlerhaft von der Bilanz des Steuerpflichtigen abweicht, kann dieser Fehler nicht in einem späteren Voranmeldungszeitraum korrigiert werden. Eine Korrektur kann nur in demselben Jahr erfolgen. Ob eine Korrektur zulässig ist, entscheidet sich nach den Regelungen der Abgabenordnung. Ob die Korrektur zugunsten oder zuungunsten des Steuerpflichtigen erfolgt, spielt dabei keine Rolle.

Ein Betriebskontrollsystem schafft Überblick

Damit Sie als Unternehmer den Überblick über Ihr Unternehmen behalten, müssen Sie regelmäßige Kontrollen durchführen:

• Kostenkontrolle: Im monatlichen Kostenvergleich erkennen Sie, ob größere Abweichungen zum Vergleichsmonat des Vorjahres und zum Vormonat bestehen. Bei größeren Abweichungen können Sie sofort gegensteuern. Zu einer wirksamen Kostenkontrolle gehören fern Auftragskalkulation, Kostenplanung und Nachkalkulation.

• Erlöskontrolle: Hierzu gehören Umsatzplanung, Soll-Ist-Vergleich und eine Ursachenanalyse. Wenn Sie Ihre Umsatzziele nicht erreichen, so kann es sein, dass die Kosten durch die Einnahmen nicht mehr gedeckt sind. Beachten Sie: Für einen Kostenabbau benötigen Sie eine längere Zeit, wenn Sie Verpflichtungen längerfristig eingegangen sind. So müssen Sie z.B. bei der Entlassung von Mitarbeitern die längeren Kündigungsfristen beachten, die für den Arbeitgeber gelten.

• Finanzkontrolle: Durch die Aufstellung eines Finanzplanes kontrollieren Sie Investitionen und sichern die jederzeitige Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens. Langfristige Investitionen sollten langfristig finanziert werden, die Tilgungen sollten den Abschreibungen entsprechen.

Folgen Sie diesen Vorschlägen, so erhalten Sie mehr Transparenz der Betriebsabläufe, arbeiten wirtschaftlicher und verbessern Ihre Entscheidungsfindung und Ihr Kreditrating.

Unversteuerte Rücklagen im Betriebsvermögens

Zur Ermittlung des Betriebsvermögens sind alle in der Steuerbilanz ausgewiesenen Positionen mit ihren Steuerbilanzwerten zu berücksichtigen. Zu den in der Bilanz ausgewiesenen Positionen zählen auch die Rücklagen. Sie sind als Schuldposten zu berücksichtigen. Diese Regelung gilt auch für unversteuerte Rücklagen.

Unversteuerte Rücklagen sind steuerlich zulässig und nehmen handelsrechtlich eine Sonderposition ein. Gemäß dieser Sonderposition zählen sie teilweise zu den Rücklagen (Eigenkapital), werden teilweise aber auch den Rückstellungen (Schuldposten) zugeordnet. Letztlich entspricht es jedoch den gesetzlichen Regelungen, Rücklagen steuerrechtlich in vollem Umfang den Schuldposten, die das Betriebsvermögen mindern, und nicht den Bilanzpositionen mit Eigenkapitalcharakter zuzuordnen.

Sinn und Zweck einer Rücklage ist es, die zulässigen Sonderabschreibungen ab dem Zeitpunkt des Investitionsabschlusses vorwegzunehmen. Die Sonderabschreibung führt zu einer Minderung des Buchwertes der entsprechenden Wirtschaftsgüter und damit folglich auch zu einer Minderung des Betriebsvermögens. Die Vorwegnahme der Abschreibungen durch die Bildung unversteuerter Rücklagen muss im Ergebnis die gleichen Auswirkungen haben. Daher ist es auch richtig, Rücklagen, die in der Bilanz ausgewiesen sind, bei der Berechnung des Betriebsvermögens als Schuldposten zu berücksichtigen.

Kundenkarten und Bonussysteme

Nach dem Wegfall des Rabattgesetzes und der Zugabeverordnung werden die großen Handelsketten versuchen, Kunden mit der Hilfe von Kundenkarten an sich zu binden. Diese Kundenkarten versprechen neben Extrarabatten und Boni verschiedene Kaufvorteile, die der Kunde nicht im einzelnen verifizieren kann.

Kleine und mittlere Unternehmen werden in geeigneter Weise reagieren müssen, wollen sie nicht ins Hintertreffen geraten. Es könnten sich Kaufringe bilden, die gemeinsam Kundenkarten ausgeben. Möglich ist es aber auch, dass jeder Händler versucht, ein Bonussystem zu etablieren, damit ein Anreiz besteht, sämtliche Einkäufe in dem betreffenden Geschäft zu tätigen. Für einige wenige Geschäfte wird kein Zwang zum Handeln bestehen, weil die dort angebotenen Marken so gefragt sind, dass der Preis keine Rolle spielt. Dies wird aber sicher die seltene Ausnahme bleiben.

Gefährlich wird es sein, allen Rabattwünschen der Kunden nachzugeben. Einerseits glaubt der Kunde, dass die ausgezeichnete Ware zu teuer ist, zum anderen werden Sie Rabatte kaum in Ihrer Kalkulation unterbringen können, wenn Sie attraktive Angebote machen wollen, welche die Kunden anlocken.

Schuldrechtsmodernisierung noch in diesem Jahr

Das Bürgerliche Gesetzbuch ist gerade 100 Jahre alt geworden. Jetzt soll es umfangreich modernisiert werden. Dem Bundestag liegt ein 286 Seiten starker Entwurf vor. Die Beratungen haben gerade begonnen, doch jetzt steht schon fest, dass das Modernisierungsgesetz am 1. Januar 2002 in Kraft treten wird. Dieser Termin ergibt sich aus der Umsetzung von drei EWG-Richtlinien, die in den Entwurf eingearbeitet worden sind.

Würden diese Richtlinien nicht fristgerecht umgesetzt werden, so würden diese in Deutschland unmittelbar geltendes Recht werden. Ein Rechtschaos wäre vorprogrammiert. Außerdem würde sich die Regierung wie bei der verspäteten Umsetzung der Reiserechtsrichtlinie Schadenersatzansprüchen ausgesetzt sehen. Nur dieses Mal würden die Ansprüche vermutlich erheblich höher ausfallen.

Verändert werden insbesondere die Verjährungsvorschriften, das Recht der Leistungsstörungen, das Kaufrecht und das Werkvertragsrecht. Dies bedeutet, dass Sie ab 1. Januar 2002

• Neue Allgemeine Geschäftsbedingungen

• Neue Rechnungsformulare und Allgemeine Zahlungsbedingungen

• Neue Garantiebedingungen

benötigen. Leider kann Ihnen diese zur Zeit niemand ausarbeiten, da der vorliegende Gesetzesentwurf im Gesetzgebungsverfahren nach den Erfahrungen der Vergangenheit noch entscheidende Veränderungen erfahren wird.

Versicherungsumstellung in Euro

Zum 1. Januar 2002 müssen Versicherungsverträge auf Euro umgestellt werden. Nicht nur die Prämien, sondern auch die Versicherungssummen sind anzupassen. Etliche Versicherer verlangen jetzt höhere Mindestversicherungssummen und Mindestprämien. Für viele Verträge bedeutet dies steigende Beiträge. Einige Versicherer bieten jetzt in diesem Zusammenhang bessere Leistungen an. Gegen eine geringe Prämienerhöhung werden die Versicherungssummen eins zu eins umgestellt, was nahezu auf eine Verdoppelung des Versicherungsschutzes hinausläuft.

Achten Sie auf einen ausreichenden Versicherungsschutz! Die größte Gefahr für Ihr Unternehmen besteht in einer Unterversicherung in der Betriebsinhaltsversicherung. Brennt z.B. der Betrieb, ab, so kann mit einer reduzierten Entschädigung der Betrieb nicht wieder aufgebaut werden, falls nicht erhebliche Barreserven eingesetzt werden können. Die Betriebseinrichtung liegt in fast allen Betrieben über dem versicherten Wert, da die Versicherungssummen nicht regelmäßig bei Anschaffung angepasst werden. Nutzen Sie die Gelegenheit, bei der Euroumstellung Ihren Versicherungsschutz anzupassen.

Eine weitere Gefahr für Ihr Unternehmen besteht dann, wenn Sie keine Betriebsunterbrechungsversicherung abgeschlossen haben. Können Sie den Betrieb zwar wieder aufbauen, können Sie aber die Gehälter Ihrer Mitarbeiter aufgrund des Umsatzausfalls nicht mehr bezahlen, so haben Sie nichts gewonnen, da Sie bei diesem Sachverhalt einen Insolvenzantrag stellen müssen.

Scheinselbständigkeit und arbeitnehmerähnliche Selbständige

Normalerweise wird der Status der Beschäftigung im Rahmen einer Amtsermittlung festgestellt. Wenn die Beteiligten ihre Mitwirkung verweigern, dann wird der Amtsermittlungsgrundsatz durch die Vermutungsregel ergänzt. Auf die Vermutungsregel wird somit nur zurückgegriffen, wenn die Sozialversicherungsträger aufgrund der fehlenden Mitwirkung der Beteiligten den Sachverhalt nicht vollständig aufklären können. Kommt es schließlich zur Anwendung der Vermutungsregel, dann müssen jetzt 3 von 5 statt früher 2 von 4 Kriterien erfüllt sein. Die einzelnen Kriterien lauten:

• Der Auftragnehmer beschäftigt im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer.

• Der Auftragnehmer ist wesentlich und auf Dauer nur für einen Auftraggeber tätig.

• Der Auftraggeber lässt entsprechende Arbeiten regelmäßig durch von ihm beschäftigte Arbeitnehmer erledigen.

• Die ausgeübte Tätigkeit lässt typische Merkmale unternehmerischen Handelns nicht erkennen.

• Die Tätigkeit des Auftragnehmers entspricht nach dem äußeren Erscheinungsbild einer Tätigkeit, die er für denselben Arbeitnehmer zuvor aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses ausgeführt hat.

Um vielfach bestehende Rechtsunsicherheiten zu beseitigen, gibt es die Möglichkeit in einem Anfrageverfahren klären zu lassen, ob man dem Status der Scheinselbständigkeit entspricht. Dieses Statusfeststellungsverfahren wird ausschließlich von der Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) ausgeführt. Auftragnehmer und/oder Auftraggeber können schriftlich eine Anfrage über den Status einlegen. Die BfA fordert dann benötigte Unterlagen an, um die Entscheidung treffen zu können. Die Beteiligten haben ein Anhörungsrecht, das ihnen die Möglichkeit gibt, sich zu der beabsichtigen Entscheidung zu äußern. Schließlich ergeht ein Bescheid über den Status des Mitarbeiters und seiner versicherungsrechtlichen Beurteilung. Gegen diesen Bescheid können Rechtsmittel eingelegt werden.

Werden Rechtsmittel gegen die Statusentscheidung der Behörde (BfA) eingelegt, so haben diese Rechtsmittel aufschiebende Wirkung. Damit gehen von der angefochtenen Entscheidung zunächst keine Rechtswirkungen aus.

Für arbeitnehmerähnliche Selbständige gibt es die Möglichkeit, sich bei Existenzgründungen von der Rentenversicherungspflicht befreien zu lassen.

Arbeitnehmerähnliche Selbständige ist, wer im Zusammenhang mit seiner selbständigen Tätigkeit keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig ist. Arbeitnehmerähnliche Selbständige sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, eine Ausnahmeregelung gilt nun jedoch für Existenzgründer. Diesen steht eine Befreiungsmöglichkeit von der Rentenversicherungspflicht für einen Zeitraum von 3 Jahren zu.

Werkvertrag verpflichtet zur unverzüglichen Leistung

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Werkunternehmer zur unverzüglichen Herstellung des Werkes verpflichtet ist, auch wenn im Werkvertrag hierzu nichts bestimmt ist. Er muss alsbald nach Vertragsschluss die Arbeiten in Angriff nehmen und diese in angemessener Zeit zügig zu Ende führen. Tut er das nicht, so kann der Besteller Schadenersatz wegen Nichterfüllung verlangen. In einem solchen Prozess muss der Unternehmer beweisen, dass ihn an der nicht rechtzeitigen Fertigstellung des Werkes kein Verschulden trifft. Können sie als Werkunternehmer nicht sofort mit Arbeit beginnen, so müssen Sie einen entsprechenden Vorbehalt in den Werkvertrag aufnehmen.

Schuldrecht wird geändert

Eine der größten Änderungen des deutschen Schuldrechts soll sich innerhalb kürzester Zeit vollziehen. Den Unternehmen bleibt kaum Zeit zur Anpassung. Bereits zum 1. Januar 2002 soll das neue Gewährleistungsrecht gelten. Es geht um Vertragshaftung, Kauf- und Werkverträge, Verjährung und vieles mehr. Die neuen Unternehmen müssen bereits jetzt dafür sorgen, dass sie die neuen Gewährleistungsvorschriften erfüllen können.

Die Gewährleistungsfrist wird von 6 Monaten auf 2 Jahre verlängert, zunächst waren sogar drei Jahre vorgesehen. Bei neuen Sachen wird innerhalb der ersten 6 Monate vermutet, dass ein aufgetretener Mangel bereits bei Übergabe vorhanden war, also nicht von dem Käufer verursacht worden ist.

Bei gebrauchten Sachen ist ein Gewährleistungsausschluss nicht mehr möglich, die Gewährleistungszeit kann auf 1 Jahr verkürzt werden. Offen ist zur Zeit, ob die Verkürzung der Gewährleistungszeit durch Allgemeine Geschäftsbedingungen erfolgen kann. Statt Wandlung oder Minderung steht in Zukunft die Nachbesserung im Vordergrund.